Mandat
Comité des affaires des Associés


Rôle

Le Comité des affaires des Associés est un comité permanent du Conseil. Il relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Ce comité traite une foule de questions propres aux Associés et au Collège royal. À cette fin, il reçoit les recommandations et les rapports de ses sous-comités, puis détermine le plan d'action qui convient. Le Comité des affaires des Associés permet également aux membres de donner leur avis au Conseil et à d'autres comités du Collège royal en ce qui concerne les programmes et les politiques.

Responsabilités et pouvoirs

Le Comité des affaires des Associés :

  • reçoit les rapports et les recommandations des sous-comités suivants, et y donne suite :
    • Comités consultatifs régionaux
    • Comité des prix et bourses
    • Comité consultatif sur l’histoire et le patrimoine
  • recommande au Conseil des politiques et des paramètres, nouveaux ou révisés en profondeur, pour le programme des prix et bourses;
  • traite les questions liées aux services aux membres et aux affiliés, y compris le statut et les catégories;
  • recommande des politiques, examine des plans et formule des conseils en ce qui a trait aux divers moyens utilisés pour communiquer avec les Associés et les affiliés, y compris les publications et le site Web du Collège royal;
  • alimente et conseille, au besoin, divers comités du Collège royal sur les programmes, les politiques ou d'autres questions propres aux membres ou ayant trait à ceux-ci;
  • examine les candidatures au titre d’Associé honoraire et propose des candidats au Conseil;
  • fait rapport au Conseil sur les questions pertinentes pour les Associés.

Composition

Le Comité des affaires des Associés compte 19 membres votants, dont le président et :

  • les présidents des comités consultatifs régionaux (CCR) (5);
  • un membre indépendant de chaque région, des États-Unis et de l'extérieur de l'Amérique du Nord s'intéressant aux activités du Collège royal (7);
  • le président du Comité consultatif sur l’histoire et le patrimoine;
  • le président du Comité des prix et bourses;
  • un membre résident en médecine spécialisée de Médecins résidents du Canada (MRC);
  • un membre résident en médecine spécialisée de la Fédération des médecins résidents du Québec (FMRQ);
  • un membre étudiant en médecine de la Fédération d’étudiants en médecine du Canada (FEMC);
  • un membre étudiant en médecine de la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ).

Les deux résidents en médecine spécialisée doivent être des affiliés du Collège royal; l’un d’eux doit être choisi par la FEMC et l’autre, par la FMEQ.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent posséder des connaissances et de l'expérience en ce qui concerne une foule de questions propres aux membres, comme l'évaluation des besoins, l'élaboration de politiques, les communications, le recrutement et la conservation des membres, de même que la promotion de la valeur. Les membres du comité doivent se porter à la défense de la mission, de la vision et des priorités stratégiques du Collège royal.

Durée du mandat

Le mandat du président est habituellement de deux ans, renouvelable une seule fois (maximum de quatre ans). Comme le Comité des affaires des Associés est un comité permanent du Conseil, son président est nommé par le Conseil parmi les membres actuels de celui-ci (Statuts no 20, article 15.1.1).

La durée des fonctions des membres est de deux ans, renouvelable deux fois (maximum de 6 ans), sauf dans le cas des présidents de sous-comités du Comité des affaires des Associés, dont le mandat de deux ans est renouvelable une seule fois (maximum de 4 ans). Tous les mandats sont renouvelables pourvu que les membres n’excèdent pas au total 10 ans de service au sein du comité.

Tous les mandats débutent et prennent fin à l'assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent.

Réunions

Le comité se réunit habituellement en personne, deux fois l'an.

La présence de la majorité des membres votants du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le président est considéré comme un membre votant aux fins de la constitution du quorum. À titre de dirigeant du comité, le président ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, le président n'est invité à voter que lorsqu'un comité vote en privé. Chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question sera rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l'un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et tous les membres du comité sont tenus de respecter le Code de conduite des bénévoles. Aussi, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ils ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Ils ont le droit de télécharger une copie de la documentation du comité à condition qu’elle soit utilisée uniquement à des fins liées au comité. Une fois qu’ils ont été utilisés aux fins prévues, tous les documents téléchargés doivent être supprimés.


Dernière approbation par le Conseil les 21 et 22 juin 2018
(résolution no 2018/19-10)