Mandat
Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques


Rôle

Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (Collège royal)
Le Comité des rapports financiers et de la gestion des risques (CRFGR) est un comité permanent du Conseil. Il relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Le CRFGR aide le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance dans les domaines de la gestion du risque d’entreprise (stratégique, opérationnel et risques externes), des rapports financiers, des processus de vérification annuelle et de respect des lois et de la réglementation.

Fondation du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (Fondation)
Même rôle que ci-dessus, sauf que le CRFGR fait rapport au conseil d’administration de la Fondation.

Collège royal International Canada inc. (CRI)
Même rôle que le Collège royal, sauf que le CRFGR fait rapport au conseil d’administration de CRI.

Responsabilités et pouvoirs

Le mandat du CRFGR est d’aider le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance liées à l’identification et la gestion des principaux risques de l’organisation :

  • en surveillant la fonction de gestion des risques du Collège royal;
  • en assurant l’identification, la mesure, la surveillance et le contrôle des principaux risques du Collège royal et en veillant à la mise en place des systèmes appropriés pour gérer ces risques;
  • en examinant et en recommandant, aux fins d’approbation par le Conseil, des politiques de gestion du risque établissant les niveaux appropriés d’approbation des décisions liées à la gestion du risque et d’autres mesures de vérification et d’équilibre utilisées pour gérer et réduire les risques;
  • en surveillant et en examinant le profil de risque actuel du Collège royal, de même que son rendement par rapport aux paramètres d’intérêt à l’égard du risque, puis en veillant à la mise en œuvre et au respect de politiques, de procédures et de mesures de contrôle adéquates pour évaluer et gérer les principaux risques auxquels fait face le Collège royal.

En ce qui concerne le Collège royal, le CRFGR :

  • examine les besoins financiers immédiats et à long terme du Collège royal et recommande l’approbation de budgets ou de politiques appropriés;
  • reçoit des rapports financiers réguliers et en temps opportun;
  • évalue et contrôle les risques financiers et d'autres risques découlant de réclamations et de poursuites judiciaires, de la gestion de contrats, de la gestion du budget d’exploitation, etc.;
  • examine tout rapport de la direction accompagnant les états financiers publiés (dans la mesure où lesdits rapports traitent de la situation financière ou des résultats des activités) pour assurer une cohérence avec les éléments divulgués dans les états financiers eux-mêmes;
  • examine les résultats des vérifications externes et toute modification apportée aux politiques ou aux pratiques comptables, de même que les répercussions de ceux-ci sur les états financiers;
  • examine l’évolution des nouvelles normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif susceptibles d’avoir des répercussions sur le Collège royal, notamment les charges à payer, provisions ou estimations importantes et leurs répercussions sur les états financiers, de même que les autres points délicats comme la mesure et la divulgation des opérations entre apparentés;
  • examine avec la direction, les vérificateurs externes et les conseillers juridiques tout litige, toute réclamation ou toute autre situation impondérable importante, y compris les questions fiscales et l’adéquation des dispositions financières susceptibles d’avoir des répercussions considérables sur la présentation des rapports financiers;
  • recommande au Conseil la nomination de l’expert-comptable;
  • rencontre les vérificateurs du Collège royal pour passer en revue et aborder les opérations financières du Collège royal, toute modification dans les politiques ou les pratiques comptables et les répercussions de celles-ci sur les états financiers du Collège royal et sur le régime de retraite, et veille à la mise en place de pratiques comptables et de mécanismes de contrôle acceptables;
  • examine les états financiers vérifiés du Collège royal et du régime de retraite des employés du Collège royal, et fait rapport sur la vérification externe et le processus de préparation des états financiers au Conseil.

Le Conseil conserve la responsabilité globale du régime de retraite, mais il a délégué au comité ses responsabilités de surveillance en ce qui a trait au régime de retraite.

En ce qui concerne les portefeuilles d’investissement, le CRFGR :

  • surveille le rendement et la gestion des trois portefeuilles d’investissement, soit le portefeuille d’investissement du Collège royal, le portefeuille du régime de retraite et le portefeuille de la Fondation;
  • examine et surveille le rendement et les résultats des fonds, de même que ceux des gestionnaires de placement;
  • examine, surveille et recommande des politiques et mandats régissant les investissements.

En ce qui concerne la Fondation :
Mêmes responsabilités que ci-dessus, sauf que les états financiers dont il est question sont ceux de la Fondation et que les références au Conseil deviennent ici des références au conseil d’administration de la Fondation.

En ce qui concerne CRI
Mêmes responsabilités que le Collège royal, sauf que les états financiers dont il est question sont ceux de CRI et que les références au Conseil deviennent ici des références au conseil d’administration de CRI.

Relations

Le CRFGR présente respectivement ses rapports au Bureau du Conseil, au Conseil, au conseil d’administration de la Fondation et au conseil d’administration de CRI, en mettant en évidence certains points comme les résultats de la vérification externe et son examen des états financiers. Il recommande au Bureau du Conseil, au Conseil, au conseil d’administration de la Fondation et au conseil d’administration de CRI l’approbation de leurs états financiers vérifiés respectifs. Le CRFGR recommande également au Bureau du Conseil et au Conseil l’approbation de budgets financiers et de politiques liées au régime de retraite et aux investissements.

Composition

Le CRFGR doit compter non moins de six et non plus de huit membres (Statut no 20, article 14.1).

Le président du CRFGR ne doit pas être administrateur ni employé du Collège royal ou d’un organisme affilié à celui-ci, ni avoir été administrateur au cours des trois années précédentes (Statut no 20, article 14.1.2).

Le comité sera composé d’Associés du Collège royal et de membres externes qui mettent à contribution des compétences et une expertise essentielles. Un des membres du comité doit être membre du conseil d'administration de CRI.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent avoir une connaissance générale du Collège royal et de ses filiales, un sens aigu des affaires, des connaissances d’ordre juridique et fiscal, et des connaissances en matière de gestion de l’information et de solutions technologiques. Ils doivent également savoir élaborer un budget, avoir des connaissances en comptabilité et en gestion du risque, et être en mesure de lire des états financiers préparés conformément aux normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif.

Les membres du comité doivent aussi comprendre les risques importants auxquels fait face le Collège royal, le cadre de gestion du risque d’entreprise du Collège royal, de même que les politiques, les procédures et les mesures de contrôle utilisées par la direction pour évaluer et gérer ces risques.

Durée du mandat

Le mandat du président est habituellement de deux ans, renouvelable une seule fois (maximum de quatre ans). Comme il s’agit d’un comité permanent du Conseil, son président est nommé par le Conseil, parmi les membres actuels de celui-ci (Statut no 20, article 15.1.1), et il siège au Bureau du Conseil.

Le mandat des membres est habituellement de deux ans, renouvelable deux fois (maximum de six ans). Tous les mandats débutent et prennent fin à l'assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent. La durée des mandats doit être échelonnée afin de maintenir la continuité de l’expertise et des connaissances.

Réunions

Le CRFSR se réunit tous les trimestres ou plus souvent s’il y a lieu. Les réunions se font en personne deux fois l’an et par téléconférence au besoin.

La présence de la majorité des membres votants du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le président est considéré comme un membre votant aux fins de la constitution du quorum. À titre de dirigeant du comité, le président ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, le président n'est invité à voter que lorsqu'un comité vote en privé. Chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question sera rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l'un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et tous les membres du comité sont tenus de respecter le Code de conduite des bénévoles. Aussi, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ils ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Ils ont le droit de télécharger une copie de la documentation du comité à condition qu’elle soit utilisée uniquement à des fins liées au comité. Une fois qu’ils ont été utilisés aux fins prévues, tous les documents téléchargés doivent être supprimés.


Dernière approbation par le Conseil les 21 et 22 juin 2018
(résolution no 2018/19-10)