Politique et procédures de révision officielle des examens et des évaluations en milieu de pratique du Collège royal

Date approved: Novembre 2017
Subject: Collège Royal politique de révision officielle des examens
Review Date: Juin 2020
Approved by: Comité d’évaluation

RÉVISION DES RÉSULTATS

Tous les résultats des examens sont soumis à plusieurs niveaux de vérification et d’assurance de la qualité avant d’être divulgués aux candidats. Ainsi, le rendement des candidats est évalué correctement, et leurs résultats sont consignés soigneusement. Le Collège royal a instauré un processus rigoureux comportant une série d’étapes et de mesures protectrices, notamment une équipe de vérification des données et d’assurance de la qualité qui effectue les tâches suivantes :

  • Vérification des feuilles de réponse et du transfert des données des questions à choix multiple;
  • Vérification des résultats et des données des questions à réponse courte;
  • Vérification des résultats et des données des oraux, ECOS et examens pratiques.

Une fois les résultats des candidats consignés par le Collège royal et le résumé du rendement diffusé, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, présenter une demande de révision de leurs résultats en remplissant le formulaire suivant : formalreviews@royalcollege.ca. La demande doit être envoyée dans les 30 jours ouvrables suivant la date qui apparaît sur le résumé du rendement et doit être accompagnée d’un chèque certifié ou mandat postal au montant de 300 $ à l’ordre du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada Les demandes de révision qui ne sont pas accompagnées des frais d’administration exigés sous la forme prescrite selon l’échéance établie ne seront pas traitées ou prises en considération.

Veuillez noter que la révision des résultats par le Collège royal se limite à une vérification des erreurs possibles, qu’elles soient mathématiques ou mécaniques (p. ex., mauvaise compilation des résultats, omission de feuilles de réponses, etc.). La révision des résultats n’inclut PAS la relecture ou le reclassement des réponses des candidats.

Les frais d’administration de 300 $ seront remboursés en cas d’erreur confirmée.

RÉVISIONS OFFICIELLES

Politique

Les révisions officielles des examens et des évaluations en milieu de pratique concernent uniquement les irrégularités importantes présumées dans le processus d’évaluation, et non les erreurs présumées dans le contenu. L’exclusion des erreurs dans le contenu s’applique aux erreurs présumées dans les questions et la structure de l’examen, ou à l’évaluation et au contenu des réponses fournies par le candidat.

Le processus de révision ne consiste pas à reclasser ou recalculer les résultats, mais plutôt à garantir la validité du processus d’examen et d’évaluation.

Il est essentiel d’établir une distinction entre les révisions de contenu et les révisions de processus. Les demandes de révision fondées sur des erreurs présumées dans le contenu ne seront pas traitées. Les demandes de révision officielle ne seront prises en compte qu’en cas d’irrégularités liées au processus et suffisamment graves pour avoir des répercussions considérables sur le rendement du candidat.

Exemples de problèmes possibles qui ne constituent PAS des irrégularités liées au processus:

  • Désaccords ou préoccupations concernant le contenu ou la structure de l’examen ou de l’évaluation en milieu de pratique.
  • Désaccords ou préoccupations concernant le classement de l’examen ou de l’évaluation en milieu de pratique.
  • Préoccupations concernant la portée des commentaires formulés aux candidats après l’examen ou l’évaluation en milieu de pratique.
  • Demandes de divulgation de documents ou de dossiers du Collège royal.
  • Le simple fait d’être un examinateur régulier.
  • Demandes auprès du Collège royal afin qu’il prenne en compte de l’information ne faisant habituellement pas partie du processus d’évaluation.

Objectif

Les révisions officielles des examens et des évaluations en milieu de pratique font partie du système d’évaluation et d’amélioration de la qualité que le Collège royal utilise pour accorder la certification de spécialiste. Elles constituent un moyen d’enquêter sur les circonstances entourant les examens écrits, oraux ou autres, ou les évaluations en milieu de pratique des candidats, et de s’assurer que le processus a été mené selon les modalités propres à la conduite d’un examen ou d’une évaluation en milieu de pratique que les comités d’examen propres aux disciplines ont déterminées et que le Comité des examens du Collège royal a approuvées. Les candidats, les examinateurs du Collège royal, le Comité des examens, le Comité de l’évaluation et le Bureau de l’éducation spécialisée participent aux révisions officielles des examens et des évaluations en milieu de pratique dans le but de cerner les irrégularités importantes dans la conduite du processus d’examen et toute iniquité de procédure qui nuisent considérablement aux candidats.

Principes

Les examinateurs d’une spécialité donnée font autorité en matière de contenu. Leur jugement quant à la justesse des réponses d’un candidat ne peut pas être contesté.

La décision d’un examinateur en ce qui concerne l’exactitude ou l’exhaustivité d’une réponse et son évaluation des connaissances et des compétences d’un candidat est finale. Le candidat peut être en désaccord avec la décision, mais cela ne constitue pas un motif de révision.

Il arrive parfois que la formule ou la conduite d’un examen varie des modèles prévus et entraîne des irrégularités qui n’occasionnent aucune iniquité ou ne nuisent pas au rendement du candidat.

Procédures

Il existe trois façons possibles d’amorcer une révision officielle :

Avis immédiat du candidat à l’autorité locale responsable de l’examen ou de l’évaluation en milieu de pratique :

Si le candidat croit qu’une ou plusieurs irrégularités liées au processus se sont produites au cours d’un examen ou d’une évaluation en milieu de pratique, celles-ci doivent être immédiatement portées à l’attention de l’autorité locale responsable, à savoir le président du comité d’examen de la discipline (ou un délégué), un surveillant ou le coordonnateur local. Les examinateurs et le personnel du Bureau de l’éducation spécialisée sont également tenus de signaler immédiatement les irrégularités liées au processus. La personne responsable peut ensuite communiquer avec le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) pour obtenir un avis immédiat afin de corriger l’irrégularité dans la mesure du possible. Dans un tel cas, un rapport écrit doit être envoyé le plus tôt possible au bureau du directeur de l’Évaluation.

La plupart des irrégularités ou des problèmes pourront être réglés si l’incident est signalé au moment où il survient. Il est aussi plus facile d’assurer un suivi. Cette mesure n’exclut pas la possibilité que le candidat concerné présente d’autres demandes de révision.

Révisions demandées par le Bureau de l’éducation spécialisée

Lorsque le Bureau de l’éducation spécialisée découvre une irrégularité liée au processus, il peut amorcer le mécanisme de révision au nom des candidats. Dans un cas semblable, la procédure décrite dans le présent document doit être respectée, mais aucuns frais ne seront exigés des candidats touchés. Le Bureau de l’éducation spécialisée peut amorcer une révision officielle n’importe quand, même après l’échéance fixée pour les candidats. Lorsqu’une telle révision risque d’avoir des répercussions considérables sur des candidats, ces derniers doivent en être avisés par le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) dès que possible.

Lorsqu’une révision amorcée par le Bureau de l’éducation spécialisée confirme une irrégularité liée au processus, le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) recommandera au président du comité d’examen de la discipline les mesures appropriées pour y remédier. Les recommandations pourraient inclure un examen de reprise.

Révisions amorcées par un candidat sur présentation d’une demande écrite après l’examen

Les candidats qui souhaitent présenter une demande de révision officielle doivent en aviser le bureau du directeur de l’Évaluation du Collège royal par écrit, à l’adresse formalreviews@royalcollege.ca dans les 30 jours suivant la date apparaissant sur le résumé de rendement ou, dans l’éventualité où une révision des résultats a déjà été demandée, dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la réponse du Collège royal à cet égard.

Avant d’envoyer une demande de révision officielle, les candidats doivent s’assurer que leurs préoccupations concernent des irrégularités présumées dans le processus d’évaluation, et qu’il ne s’agit pas d’une question liée au contenu, au classement ou à tout autre sujet non lié au processus. Comme nous l’avons déjà mentionné, les candidats doivent aussi se souvenir que les irrégularités liées au processus ne seront prises en compte que si elles sont suffisamment graves pour avoir des répercussions considérables sur le rendement du candidat. Les irrégularités liées au processus de nature mineure ou ayant fait l’objet d’un suivi ou d’une correction (au besoin) au moment de l’examen, et n’ayant aucune incidence notable sur le rendement ne seront PAS prises en compte aux fins de la révision officielle.

La demande doit inclure une explication complète et détaillée de toutes les circonstances entourant l’irrégularité présumée, ainsi que des répercussions présumées sur le rendement du candidat.

La demande doit inclure un chèque certifié ou un mandat postal de 750 $ à l’ordre du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.

Le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) doit accuser réception de la demande et déposer les frais d’administration.

Les demandes de révision officielle qui ne sont pas accompagnées des frais d’administration exigés sous la forme prescrite selon l’échéance établie ne seront pas traitées ou prises en considération.

Procédure : Révisions sur présentation d’une demande par écrit du candidat

Étape 1 : Premier examen par le directeur de l’Évaluation (ou son délégué)

Lorsqu’un candidat présente une demande de révision, le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) doit l’examiner afin de déterminer :

  • si la demande fournit suffisamment de détails sur les motifs justifiant la révision et la mesure de remédiation demandée;
  • si la demande porte sur le processus ou le contenu;
  • si la demande est scandaleuse, frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi, ou s’il s’agit d’un abus de procédure.

Si le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) détermine que la demande de révision ne fournit pas suffisamment de détails sur les motifs justifiant la révision et la mesure de remédiation demandée, ou si la demande porte exclusivement sur le contenu plutôt que sur le processus, ou si la demande est scandaleuse, frivole, vexatoire ou faire de mauvaise foi, ou s’il s’agit d’un abus de procédure, le candidat en sera informé par écrit dans les 15 jours suivant la décision. Dans un tel cas, le candidat aura 15 jours suivant la date de l’avis formulé par le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) pour remédier aux lacunes ou présenter par écrit les raisons pour lesquelles la demande de révision officielle doit être mise de l’avant. Dans les 15 jours suivant la réception des informations supplémentaires, le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) déterminera si la demande de révision officielle est fondée. La décision du directeur de l’Évaluation (ou son délégué) est finale et sans appel.

Dans les 45 jours suivant la réception d’une demande de révision officielle complète et finale, si le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) juge que celle-ci est fondée, il devra évaluer la demande et mener toute enquête qu’il juge utile, et fournir un avis écrit au candidat confirmant si les motifs présumés aux fins de la révision officielle sont fondés ou non; dans l’affirmative, il devra préciser la mesure de remédiation qui devrait être accordée, s’il y a lieu. La décision du directeur de l’Évaluation (ou son délégué) sera finale, et pourra uniquement faire l’objet d’une révision officielle comme il est précisé ci-dessous.

Si le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) juge que les motifs de la révision officielle sont fondés, et accorde une reprise d’examen ou une évaluation en milieu de pratique à la prochaine séance d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique dans la spécialité ainsi qu’un remboursement des frais d’examen ou d’évaluation au candidat, la procédure de révision officielle sera suspendue et le candidat ne pourra plus demander que son dossier soit soumis à un comité d’appel.

Lorsqu’un candidat conteste en tout ou en partie la décision du directeur de l’Évaluation (ou son délégué), il peut écrire au bureau du directeur de l’Évaluation pour demander que la décision soit revue par un comité de révision officielle, dans les 15 jours suivant la date figurant sur la lettre de décision. Le candidat doit préciser s’il souhaite que le comité de révision officielle procède à un examen sur dossier ou une audience. Une demande d’examen sur dossier doit être accompagnée des frais d’administration de 1500 $, par chèque certifié ou mandat postal à l’ordre du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Une demande d’audience doit être accompagnée des frais d’administration de 1750 $, par chèque certifié ou mandat postal à l’ordre du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.

Étape II : Examen par un comité de révision officielle

Si le candidat demande que la décision du directeur de l’Évaluation (ou son délégué) soit soumise à un examen sur dossier ou une audience, il faudra former un comité de révision officielle composé de trois membres du Comité des examens et/ou du Comité de l’évaluation. Les membres du comité de révision officielle ne peuvent PAS être membres du comité d’examen de la spécialité du candidat, ni membres du corps professoral du programme de résidence du candidat ni membres détenant un certificat dans la spécialité du candidat. Un des membres du comité de révision officielle sera nommé président.

Le directeur de l’Évaluation (ou son délégué), en consultation avec le comité de révision officielle, doit fixer la date des délibérations (dans le cas d’un examen sur dossier) ou de l’audience du comité de révision officielle dans les 90 jours suivant la réception de la demande du candidat.

Au moins 45 jours avant la date des délibérations ou de l’audience du comité de révision officielle, selon le cas, le bureau du directeur de l’Évaluation doit fournir au candidat les documents et les dossiers pertinents à sa demande. Le bureau du directeur de l’Évaluation peut refuser de partager certains renseignements, dossiers ou documents qui, selon le directeur de l’Évaluation (ou son délégué), sont susceptibles de :

  • nuire à l’intégrité d’un aspect des processus d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique, du processus de révision officielle, de toute autre fonction du Collège royal ou de toute autre question dont il a la responsabilité;
  • divulguer des renseignements financiers ou personnels, ou d’autres informations qu’il serait souhaitable de ne pas diffuser dans l’intérêt de la personne visée ou dans l’intérêt public, même si l’on souhaite respecter le principe de la divulgation raisonnable;
  • représenter de l’information privilégiée;
  • nuire à l’intérêt public.

Après avoir reçu les documents du Collège royal, le candidat peut, s’il souhaite soumettre d’autres faits ou questions, présenter de brèves observations écrites au directeur de l’Évaluation (ou son délégué) dans les 30 jours suivant les délibérations ou l’audience du comité de révision officielle, selon le cas.

Lorsqu’un examen sur dossier est effectué par le comité de révision officielle, le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) peut donner suite par écrit à toute nouvelle soumission ou tout élément de preuve présenté par le candidat et n’ayant pas déjà été fourni durant la révision.

Dans les 21 jours avant la date des délibérations ou de l’audience du comité de révision officielle, selon le cas, le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) doit fournir à chaque membre du comité de révision officielle les documents et les éléments de preuve soumis par les parties.

Dans le cas d’un examen sur dossier, les délibérations du comité de révision officielle doivent se dérouler dans la plus stricte confidentialité. Les délibérations des membres du comité de révision officielle peuvent avoir lieu en personne ou par voie électronique (conférence téléphonique, vidéoconférence, etc.), en tout ou en partie.

Lorsqu’il s’agit d’une audience :

  • Au moins 20 jours avant l’audience, le candidat doit confirmer au directeur de l’Évaluation (ou son délégué) s’il a l’intention d’y assister en personne ou d’être représenté par un conseiller juridique, ou les deux, et s’il souhaite que l’audience se déroule par voie électronique (conférence téléphonique, vidéoconférence, etc.), en tout ou en partie.
  • Il peut arriver qu’une demande d’audience soit rejetée parce qu’elle est trop laborieuse, parce qu’elle risque de causer préjudice à une partie ou parce qu’elle risque d’empêcher ou de limiter la capacité du comité de révision officielle à comprendre les éléments de preuve et les observations.
  • Le Collège royal peut être représenté par un conseiller juridique à toutes les étapes du processus de révision officielle, et il doit être représenté à part entière à l’audience, notamment pour faire des déclarations, présenter des preuves et contester les éléments de preuve du candidat.
  • Si le président du comité de révision officielle le juge approprié, il peut demander qu’un conseiller juridique indépendant siège au comité, aux frais du Collège royal, et ce, avant l’audience. Celui-ci doit être nommé par un autre cabinet d’avocats que celui du conseiller juridique du Collège royal. Pour prendre une telle décision, le président doit tenir compte de la complexité et de la nature de la demande de révision officielle, de la probabilité que d’importantes questions de droit et de procédure soient soulevées durant la révision, et de tout autre facteur propre aux circonstances.
  • Les demandes d’ajournement ne seront pas accordées de droit sauf dans des circonstances exceptionnelles. Une demande d’ajournement doit être présentée dès que possible au comité de révision officielle et comprendre les raisons qui motivent la demande ainsi que le délai requis. Le comité de révision officielle peut refuser d’accepter le moment qui convient le mieux au candidat ou à son représentant comme raison d’ajournement.
  • Le comité de révision officielle est maître de ses procédures quant à la conduite de l’audience, quoiqu’une audience normale se déroule comme suit :
    • À moins que le comité ne le permette, aucun nouvel élément de preuve ne sera accepté lors de l’audience.
    • Le conseiller juridique du Collège royal présente un court énoncé d’introduction (cinq minutes) soulignant les faits et sa position par rapport à la demande de révision officielle.
    • Le candidat (ou son conseiller juridique) présente un court énoncé d’introduction (cinq minutes) soulignant les faits et sa position par rapport à la demande de révision officielle.
    • Le candidat est invité à présenter son dossier (40 minutes).
    • Le conseiller juridique du Collège royal est invité à présenter son dossier (40 minutes).
    • À tout moment, les membres du comité de révision officielle peuvent poser des questions au candidat, à son conseiller juridique ou à celui Collège royal pour demander des précisions.
    • Le candidat (ou son conseiller juridique) présente un énoncé final (cinq minutes).
    • Le conseiller juridique du Collège royal présente un énoncé final (cinq minutes).
  • À la fin de l’audience, le comité de révision officielle se retire pour délibérer.

Dans les 30 jours suivant les délibérations, qu’il s’agisse d’un examen sur dossier ou d’une audience, le président du comité de révision officielle doit transmettre par écrit la décision du comité ainsi que les informations ou les recommandations pertinentes au bureau du directeur de l’Évaluation. Les décisions possibles sont les suivantes :

  • aucune irrégularité liée processus ne s’est produite;
  • une irrégularité liée au processus s’est produite, mais elle n’était PAS suffisamment importante pour avoir des répercussions considérables sur les résultats d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique du candidat;
  • une irrégularité liée au processus et suffisamment importante pour avoir des répercussions considérables sur les résultats d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique du candidat s’est produite, et une reprise d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique est accordée à la prochaine séance d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique dans cette spécialité.

Lorsqu’une reprise d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique est accordée, l’examen ou l’évaluation en milieu de pratique soumis à la révision est considéré comme étant nul et ne doit pas être pris en considération au moment de déterminer l’admissibilité du candidat à la certification, mais cette admissibilité demeure assujettie à une confirmation de l’Unité des titres.

L’examen de reprise doit comprendre toutes les composantes de l’examen original, dans les spécialités qui utilisent des examens d’objectifs généraux, où la réussite d’une composante n’est pas un préalable pour passer d’autres composantes ni pour obtenir la certification.

Lorsqu’un candidat a gain de cause, en tout ou en partie, le comité de révision officielle peut, à sa discrétion, recommander un remboursement des frais d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique, des frais de révision officielle, ou des deux, lorsqu’une reprise d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique est accordée. Le Collège royal doit également renoncer aux frais de reprise d’examen ou d’évaluation en milieu de pratique.

AUCUNE DISPOSITION N’EST PRÉVUE POUR UNE RÉVISION SUPPLÉMENTAIRE PAR LE COLLÈGE ROYAL DES DÉCISIONS DU COMITÉ DE RÉVISION OFFICIELLE APRÈS L’EXAMEN SUR DOSSIER OU L’AUDIENCE, SELON LE CAS, QUI SONT CONSIDÉRÉES COMME ÉTANT FINALES.

Le directeur de l’Évaluation (ou son délégué) doit informer le candidat de la décision du comité de révision officielle. Les délibérations du comité de révision officielle et les documents utilisés pour la révision officielle sont strictement confidentiels.