Nouveau système d’agrément des programmes de domaines de compétence ciblée (DCC)
Pourquoi un nouveau système d’agrément des programmes de DCC?
Le Collège royal a amorcé une réforme de l’agrément des programmes de DCC en réponse aux nombreux commentaires des intervenants de la communauté des DCC. En tenant compte des commentaires reçus durant les premières années suivant la création de la catégorie des DCC, le Collège royal a convenu en principe d’adapter le système d’agrément des programmes de DCC aux composantes clés du CanERA (Excellence dans l’agrément canadien des programmes de résidence), le nouveau système conjoint d’agrément des programmes de résidence. Les recommandations découlant de l’évaluation exhaustive de la catégorie des DCC menée en 2018 et des consultations nationales tenues en 2019 ont validé les changements en cours et orienté l’élaboration du nouveau système.
Les intervenants des DCC ont fait ressortir les besoins suivants :
- Numériser le processus d’agrément des DCC
- Offrir plus d’outils, de formation et de soutien dans le domaine de l’agrément
- Simplifier les normes d’agrément et les éléments de preuve qui y sont associés de manière à préciser les attentes et à mieux refléter la nature particulière des programmes de DCC
Compte tenu de ces commentaires, le nouveau système d’agrément des programmes de DCC comprend de nouvelles normes générales d’agrément, de nouveaux processus et de nouvelles politiques, ainsi que le recours au système électronique de gestion de l’agrément, le CanAMS.
Quand le nouveau système d’agrément entre-t-il en vigueur?
Le nouveau système d’agrément des programmes de DCC s’applique à toutes les activités d’agrément depuis le 1er juillet 2021.
Les visites d’agrément étant basées sur les normes et les processus en place 12 mois avant l’activité, les nouvelles normes d’agrément générales et normes d’agrément propres à la discipline peuvent être consultées sur le site Web du Collège royal depuis juillet 2020. Les programmes de DCC agrées peuvent avoir accès à leurs outils de collecte de données sur le profil des programmes dans le CanAMS lorsqu’ils sont disponibles et au moins 12 mois avant leur prochaine activité d’agrément. Les outils de collecte de données sur le profil des programmes remplacent les questionnaires préparatoires utilisés auparavant.
Vous cherchez les normes d’agrément de votre discipline? Consultez la page Information par discipline.
Qu’est-ce que le CanAMS?
Le CanAMS est le nouveau système numérique de gestion de l’agrément développé au titre des dix caractéristiques clés du système CanERA (Excellence dans l’agrément canadien des programmes de résidence). Il prend en charge l’ensemble des activités d’agrément pour le bureau des études postdoctorales, les programmes de DCC et les programmes de résidence. Au fil du temps, ce système permettra de réduire considérablement le travail à accomplir avant une visite d’agrément ainsi que d’autres efforts d’amélioration continue nécessaires en facilitant la mise à jour régulière des renseignements sur les programmes.
Les outils de collecte de données sur le profil des programmes de DCC du CanAMS sont organisés par domaine, en fonction de l’organisation des nouvelles normes. Les outils de collecte de données sur le profil des programmes remplaceront les questionnaires préparatoires utilisés dans le système actuel. Les essais du prototype du nouveau système d’agrément des programmes de DCC permettront d’évaluer et d’améliorer le profil des programmes dans le CanAMS.
En quoi le processus des visites d’agrément a-t-il changé?
| Qu’est-ce qui ne change pas? | Qu’est-ce qui est différent? | |
Normes générales d’agrément | Il y a un seul ensemble de normes nationales applicables à tous les programmes de DCC de toutes les disciplines. | Les normes ont été révisées et sont organisées selon une nouvelle structure ayant pour but de clarifier les attentes (c.-à-d. subdivisées en domaines, en normes, en éléments, en exigences et en indicateurs). Les attentes jugées inappropriées compte tenu de la nature des programmes de DCC ont été éliminées. |
Normes d’agrément propres à la discipline | Il y a un seul ensemble de normes nationales pour chaque discipline. Les attentes définies dans les normes restent les mêmes (à moins qu’une discipline particulière ait apporté des modifications n’ayant aucun lien avec la transition vers le nouveau système). | Les normes propres à la discipline sont organisées selon une nouvelle structure qui s’harmonise avec les nouvelles normes générales (c.-à-d. subdivisées en domaines, en normes, en éléments, en exigences et en indicateurs). |
Soumission d’éléments de preuve | Tous les programmes sont tenus de soumettre certains renseignements avant une visite d’agrément. | Les renseignements sont soumis au moyen du CanAMS, le nouveau système électronique de gestion de l’agrément, qui remplace le « questionnaire préparatoire ». Les renseignements sont soumis à l’aide de deux outils : (1) l’outil de collecte de données sur le profil des programmes et (2) l’outil de collecte de données sur les éléments à améliorer (EAA). L’outil de collecte de données sur le profil des programmes est organisé par domaine, en fonction des normes. L’outil de collecte de données sur les EAA comprend les « faiblesses » relevées lors de la dernière visite d’agrément, en fonction des nouvelles exigences. |
Participation des comités de DCC du Collège royal au processus d’agrément | Les comités de DCC fournissent une rétroaction avant et après la visite d’agrément. La rétroaction est transmise aux programmes de DCC avant la visite d’agrément. | Peu avant la visite d’agrément, les programmes de DCC doivent fournir une réponse écrite aux commentaires fournis par le comité de DCC concerné. Ils ont environ une semaine pour le faire. |
Visite d’agrément (sur place) | Les visiteurs d’agrément rencontrent divers intervenants des DCC et prennent connaissance des renseignements ne pouvant être fournis par l’intermédiaire du CanAMS pour des raisons liées au respect de la vie privée (c.-à-d., dossiers des stagiaires et procès-verbaux des réunions des comités et sous-comités de DCC). | Deux visiteurs d’agrément sont affectés à l’évaluation de chaque programme. |
Décision relative à l’agrément | Les visiteurs d’agrément formulent une recommandation de décision d’agrément et de suivi aux fins d’examen par le Comité de l’agrément des DCC. Le statut d’agrément et le suivi recommandés sont communiqués peu après la visite d’agrément, étant entendu que le statut et le suivi correspondant ne sont considérés comme finaux que lorsque le Comité de l’agrément des DCC rend sa décision. | Il y a de nouveaux statuts d’agrément et suivis correspondants (statut de Programme agréé avec suivi au moyen d’une visite d’agrément régulière, rapport des résultats du plan d’action, visite externe, etc.), y compris des définitions améliorées. Il y a de nouveaux principes servant à guider la prise de décisions. Un aperçu préliminaire de l’évaluation du respect de chaque exigence est fourni peu après la visite d’agrément; cette évaluation n’est toutefois considérée comme finale qu’une fois la décision prise par le Comité de l’agrément des DCC. |
Rapport d’agrément | Un rapport d’agrément décrivant les conclusions des visiteurs d’agrément est fourni. | Le rapport final de la visite d’agrément comprend le statut d’agrément et le suivi recommandés et finaux, une évaluation du respect de chacune des exigences, des pratiques d’excellence ou innovations (s’il y a lieu), et des conclusions sous forme de texte explicatif. |
À quelles attentes les programmes devront-ils répondre?
Les visites d’agrément sont basées sur les normes et les processus en place 12 mois avant l’activité. Publiées sur le site Web du Collège royal en juillet 2020, les nouvelles normes d’agrément générales et normes d’agrément propres à la discipline des programmes de DCC sont entrées en vigueur en juillet 2021. Même si les attentes énoncées dans les nouvelles normes générales d’agrément ont été modifiées afin de refléter la nature particulière des DCC, les changements apportés aux normes propres à la discipline avaient pour seul but de réorganiser les attentes existantes selon une structure qui s’harmonise avec les nouvelles normes générales.
Vous cherchez les normes d’agrément de votre discipline? Consultez la page Information par discipline.
Les normes d’agrément générales et propres à la discipline des programmes de DCC ont été structurées en fonction d’un nouveau cadre d’organisation des normes (c.-à-d. subdivisées en domaines, en normes, en éléments, en exigences et en indicateurs). Aux fins d’une visite d’agrément, un programme voudra se concentrer sur les exigences et les indicateurs qui y sont associés. Dans le cadre du processus de visite d’agrément, les visiteurs d’agrément évalueront le respect de chacune des exigences. Voici les différentes possibilités :
- Satisfait : tous les indicateurs ont été atteints, à l’exception des indicateurs considérés comme exemplaires.
- EAA–VAR : au moins un indicateur n’a pas été atteint, ce qui a généré un élément à améliorer qui fera l’objet d’un suivi à la prochaine visite d’agrément régulière dans environ huit ans.
- EAA-2 ans : au moins un indicateur n’a pas été atteint, ce qui a généré un élément à améliorer qui fera l’objet d’un suivi dans deux ans au moyen d’un rapport des résultats du plan d’action ou d’une visite externe. Un EAA-2 ans exige une décision d’agrément prévoyant un suivi autre qu’une visite d’agrément régulière.
Que se passe-t-il si un programme a des éléments à améliorer?
Les programmes de DCC doivent s’efforcer de répondre aux attentes énoncées dans les normes; tout élément à améliorer (EAA) relevé a pour but d’aider à cerner et à mesurer leurs efforts d’amélioration continue. L’évaluation des exigences vise à être plus précise et à guider les efforts d’amélioration continue déployés par les programmes de DCC entre les visites d’agrément. Ainsi, un programme peut avoir des EAA qui ne nécessitent pas de suivi (par le Collège royal) jusqu’à la prochaine visite d’agrément régulière. Le tout dépend de la nature de l’EAA relevé. Certains EAA pourraient quant à eux nécessiter un suivi avant la prochaine visite d’agrément régulière (au moyen d’un rapport des résultats du plan d’action ou d’une révision externe).
Quelle incidence la transition a-t-elle sur les demandes des nouveaux programmes?
À compter du 1er juillet 2021, toutes les demandes de nouveaux programmes seront évaluées à l’aide du nouveau système d’agrément, qui comprend les nouvelles normes et l’utilisation du CanAMS.
Les personnes qui désirent amorcer le processus de demande dans le nouveau système doivent savoir que les demandes basées sur les nouvelles normes d’agrément sont disponibles dans le CanAMS. Pour avoir accès au CanAMS et à l’outil de collecte de données sur la demande, le bureau des études postdoctorales doit être informé de l’intention de soumettre une demande. Il en informera ensuite à son tour le Collège royal.
Voici les dates limites de soumission des demandes au Collège royal par le bureau des études médicales postdoctorales :
| Date limite pour soumettre une demande au Collège royal | Examen par le Comité de l’agrément des domaines de compétence ciblée (CA-DCC) |
|---|---|
30 juin 2021 (date limite pour soumettre une demande traditionnelle) | Automne 2021 |
15 octobre 2021 | Hiver 2022 |
31 janiver 2022 | Printemps 2022 |
31 mai 2022 | Automne 2022 |
Quels sont les nouveaux statuts d’agrément et suivis correspondants?
| tatut d’agrément | Suivi | Définition |
|---|---|---|
Programme agréé | Prochaine visite d’agrément régulière 1 | Le programme de DCC a fait preuve d’un niveau acceptable de conformité aux normes. L’échéancier pour le suivi correspond à la prochaine visite d’agrément régulière prévue dans le cycle d’agrément, et une amélioration continue de la qualité (ACQ) est attendue tout au long du cycle. |
Rapport des résultats du plan d’action (RRPA) (remplace la catégorie de la visite interne obligatoire) | Une amélioration est nécessaire pour un ou des éléments importants qui ont des répercussions sur la qualité globale du programme, exigeant un suivi avant la prochaine visite d’agrément régulière, et qui peuvent être évalués au moyen d’éléments de preuve soumis par le programme. Le processus de correction pour l’élément ou les éléments à améliorer est laissé à la discrétion de l’institution; toutefois, les éléments de preuve soumis dans un RRPA doivent être suffisants pour démontrer la conformité aux exigences correspondantes et se limiter à l’information liée à l’élément ou aux éléments à améliorer recensés. Le suivi correspond à l’échéancier prévisible de deux ans établi dans le cycle d’agrément. | |
Visite externe | Une amélioration est nécessaire pour un ou des éléments importants qui ont des répercussions sur la qualité globale du programme, exigeant un suivi avant la prochaine visite d’agrément régulière, et pour lesquels des pairs examinateurs externes peuvent faire une meilleure évaluation. Le besoin d’une visite externe pourrait se justifier entre autres par les facteurs suivants :
Le suivi correspond à l’échéancier prévisible de deux ans établi dans le cycle d’agrément. |
1 Un suivi à la prochaine visite d’agrément régulière ne signifie pas qu’un programme de DCC peut passer huit ans sans interagir avec le système d’agrément; par exemple, les normes décrivent en détail les attentes en matière d’efforts d’amélioration continue entre les visites d’agrément, les programmes de DCC reçoivent de l’information basée sur des sources de données intégrées tout au long du cycle, ce qui pourrait exiger une intervention, et les programmes de DCC doivent trouver des solutions pour les EAA recensés lors de la visite régulière.
Quels sont les principes directeurs pour la prise de décisions relatives à l’agrément?
- L’un des buts du système d’agrément des programmes de DCC est de donner une importance accrue à l’amélioration continue de la qualité (ACQ); les programmes de DCC doivent être tenus de s’engager dans un processus d’amélioration continue, avec le soutien de leur institution.
- La possibilité devrait être envisagée, pour les programmes de DCC, de mettre en œuvre de façon progressive les nouvelles attentes décrites dans les Normes générales d’agrément des programmes de domaines de compétence ciblée; toutefois, les impératifs découlant du système actuel s’appliquent toujours :
- Certaines attentes existaient déjà et elles n’ont pas changé (c.-à-d. qu’un programme demeure un programme).
- Certaines exigences peuvent en tant que telles influer sur la décision relative à l’agrément et au suivi (p. ex., le harcèlement et l’intimidation).
- Les aspects suivants sont à considérer :
- Persistance des EAA recensés;
- Répercussions de ces EAA sur l’environnement d’apprentissage et l’intégrité du programme;
- Rigueur du processus de visite interne de l’institution;
- Volonté d’améliorer la qualité démontrée par le programme de DCC (p. ex., le programme a-t-il recensé les EAA et déploie-t-il les efforts appropriés pour les corriger?).
Quel soutien est offert pour faciliter la transition vers le nouveau système d’agrément?
- Bureaux des études postdoctorales – Le Collège royal entre régulièrement en contact avec les bureaux des études postdoctorales. Ainsi, ces derniers communiqueront directement avec le Collège royal pour obtenir une réponse aux questions soulevées.
- Rencontre préalable à la visite d’agrément – Cette rencontre offre l’occasion de poser des questions au personnel du Collège royal au sujet d’une visite d’agrément à venir.
- Module de formation en ligne pour le personnel universitaire (www.canera.ca) – Ce module en ligne explique notamment comment ouvrir une session dans le CanAMS, naviguer dans le système et téléverser des documents.
- Ressources et webinaires en ligne – Le Collège royal continuera de développer des outils à l’intention de groupes cibles, notamment les comités et sous-comités de DCC.
