Activités d’apprentissage collectif auto-approuvées foire aux questions

Renseignements généraux

Quelle est la marche à suivre pour l’auto-approbation de conférences en milieu hospitalier, de clubs de lecture et d’activités de formation en groupes restreints?

Étape 1 : Consulter les normes d’agrément du DPC relatives aux conférences en milieu hospitalier, aux clubs de lecture ou aux activités d’apprentissage en groupes restreints.

Étape 2 : Remplir la liste d’autoapprobation et le formulaire d’autoapprobation des conférences en milieu hospitalier, clubs de lecture ou activités d’apprentissage en groupes restreints.

Étape 3 : Demander au président du comité de planification de remplir et de signer le formulaire d’autoapprobation.

Étape 4 : Soumettre la liste et le formulaire d'autoapprobation à l’adresse rounds@collegeroyal.ca

Étape 5 : Attendre la confirmation de l’agrément par le Collège royal (envoyée au président du comité de planification).

Veuillez conserver une copie de la documentation d'autoapprobation que vous aurez remplie et du courriel de confirmation pour vos dossiers.

Quand dois-je présenter un formulaire d’auto-approbation? /Dois-je faire une nouvelle démarche d’agrément tous les ans pour mon activité?

Un formulaire d’auto-approbation dûment rempli doit être présenté au Collège royal :

Pour demander l’agrément d’un nouveau programme de conférences en milieu hospitalier, d’un nouveau club de lecture ou d’une nouvelle activité en groupes restreints ou
Pour mettre à jour le nom ou les coordonnées du président du comité de planification ou le titre de l’activité.

Une fois que la série de conférences en milieu hospitalier, le club de lecture ou l’activité de formation en groupes restreints sont agréés, il n’y a pas de date d’échéance pour cet agrément. Par conséquent, vous n’avez pas besoin de refaire la démarche d’agrément tous les ans. Cette procédure fait présentement l’objet d’un examen et risque de changer à l’avenir.

Une série de conférences en milieu hospitalier, un club de lecture ou une activité de formation en groupes restreints peut-elle être agréée rétroactivement?

Non. Les activités de formation en groupes restreints auto-approuvées sont agréées à la date figurant sur le formulaire d’auto-approbation signé après sa transmission au Collège royal. Ces activités ne peuvent être agréées rétroactivement.

Si notre service a agréé une série de conférences en milieu hospitalier, est-ce que cela signifie que toutes les conférences au sein de notre service sont agréées?

Non. Chaque série doit faire l’objet d’un processus d’agrément et d’inscription distinct auprès du Collège royal.

Dois-je faire une demande auprès d’un prestataire agréé d’activités de DPC pour obtenir l’agrément de mes conférences en milieu hospitalier, de mon club de lecture ou de mon activité de formation en groupes restreints?

Non. Voir la marche à suivre pour l’auto-approbation, à la question 1) ci-dessus.

Pour l’agrément de conférences, de programmes d’autoévaluation et d’activités par simulation, vous devez faire une demande auprès d’un prestataire d’activités de DPC.

À combien de crédits ont droit les participants à une conférence en milieu hospitalier agréée, un club de lecture ou une activité de formation en groupes restreints?

En vertu du programme de MDC du Collège royal, les participants ont droit à un crédit par heure d’assistance à une conférence en milieu hospitalier agréée, à un club de lecture et à une activité en petits groupes.

À combien de crédits les conférenciers/professeurs ont-ils droit?

Bien que le programme de MDC n’accorde pas de crédits pour l’enseignement ou la présentation d’une conférence, les conférenciers/professeurs peuvent inscrire les nouveaux apprentissages acquis dans le cadre de la préparation ou des recherches que vous aurez effectuées aux fins de vos séances d’enseignements ou de vos présentations à la section 2, à titre de projets de formation personnels. Aucun crédit n’est accordé au titre de la section 1, puisque ces personnes n’assistent pas à l’activité, mais la présentent.

Les tournées ou les rondes cliniques peuvent-elles faire l’objet d’une auto-approbation aux fins de l’obtention de crédits au titre de la section 1 du MDC?

Non. Habituellement, les tournées ou les rondes cliniques ne sont pas des activités de DPC, mais bien des visites du médecin – ou d’un autre professionnel de la santé – au chevet d’un patient pour évaluer le traitement et les mesures actuelles ainsi que pour documenter le rétablissement ou les progrès observés chez le patient. Aux fins de leur auto-approbation au titre de la section 1, les conférences en milieu hospitalier, les clubs de lecture et les activités de formation en groupes restreints doivent satisfaire aux normes d’agrément établies par le Collège royal. Ces normes prévoient notamment la création d’un comité de planification, l’élaboration d’objectifs d’apprentissage reposant sur une évaluation des besoins réalisée pour l’auditoire cible, sur l’adhésion à des normes éthiques établies et sur l’exécution d’une stratégie d’évaluation du programme de conférences en milieu hospitalier.

Les séances sur la morbidité et la mortalité peuvent-elles être agréées pour l’obtention de crédits au titre de la section 3?

Non. Les séances sur la morbidité et la mortalité ne peuvent être agréées pour l’obtention de crédits au titre de la section 3, puisqu’elles portent habituellement sur un patient/médecin à la fois. Elles ne sauraient donc pas être considérées comme des rétroactions sur le rendement dans le cadre de la pratique. Une évaluation officielle et des rétroactions sur au moins 10 patients s’imposent afin de dégager une appréciation représentative du rendement d’une personne dans l’exercice de la profession.

Normes administratives

Qui doit faire partie du comité de planification?/Un comité de planification peut-il être constitué d’une seule personne?

Le comité de planification doit être représentatif de l’auditoire cible. Pour ce qui est de déterminer si une seule personne peut représenter les besoins de l’ensemble de l’auditoire cible, c’est une question de jugement. Il est préférable que le comité de planification soit constitué de plus d’une personne.

Dans le cas des activités de formation en groupes restreints, le comité de planification est essentiellement constitué du groupe restreint.

De qui relève le comité de planification?

Dans le cas des conférences en milieu hospitalier, des clubs de lecture et des activités parrainées par l’hôpital, le comité de planification relève notamment du chef de service, du directeur des services professionnels ou du titulaire d’un poste équivalent.

Quelles sont les responsabilités du comité de planification?

Les responsabilités du comité de planification sont les suivantes :

cibler les besoins d’apprentissage (perçus et non perçus) ou l’auditoire cible;
planifier et mettre en œuvre des activités éducatives conçues selon ces besoins d’apprentissage;
tenir des registres de présence;
remettre une attestation de présence à tous les participants;
choisir des modes d’apprentissage reposant sur l’adéquation pour atteindre les objectifs d’apprentissage ciblés;
encadrer le processus de sélection des thèmes, des contenus et des conférenciers;
procéder à l’évaluation de chaque séance et de l’ensemble de la série;
établir un processus de gestion des conflits d’intérêts déclarés;
veiller à l’emploi uniforme, dans les présentations et dans tous les documents connexes, soit des noms génériques, soit des noms génériques et commerciaux;
veiller à ce que le financement reçu prenne la forme d’une subvention à l’éducation versable au comité de planification.

Comment le comité de planification peut-il évaluer les besoins perçus et non perçus?

Le fait de déterminer les besoins d’apprentissage de l’auditoire cible contribuera à alimenter l’élaboration des objectifs d’apprentissage et des modes d’apprentissage.

Les moyens suivants permettent notamment d’évaluer les besoins perçus de l’auditoire cible :

rétroactions de la part des membres du comité de planification;
sondages;
questionnaires;
groupes de discussion;
demandes émanant de l’auditoire cible.

Les moyens suivants permettent notamment d’évaluer les besoins non perçus de l’auditoire cible :

tests d’auto-évaluation;
évaluations de la pratique;
entrevue de rappel stimulé par les dossiers;
observation directe de la pratique (rendement);
données d’assurance de la qualité des hôpitaux et des régions;
patients standardisés
bases de données provinciales
rapports d’incidents;
Revues de la littérature et de la recherche publiées

Accéder à des renseignements supplémentaires sur la réalisation d’analyses des besoins

Durant combien de temps le comité de planification doit-il conserver les registres de présence?

Le président du comité de planification doit conserver les registres de présence durant cinq ans. Cette exigence est en vigueur pour veiller à ce que les Associés et les autres participants au programme de MDC soient en mesure de confirmer leur participation à des activités d’apprentissage collectif agréées durant tout leur cycle de formation MDC.

Le président du comité de planification doit-il remettre une attestation de présence après chaque séance?

Non. Les attestations de présence doivent être remises au moins une fois l’an (habituellement à la fin de chaque année civile, pour permettre aux participants d’inscrire leurs crédits avant la date limite fixée, soit le 31 janvier). Les organisateurs peuvent choisir de remettre une attestation aux participants après chaque séance, mais il ne s’agit pas là d’une exigence du Collège royal.

Quels renseignements devraient être inscrits sur un certificat de participation?

Tous les participants doivent recevoir une attestation de présence ou une lettre confirmant leur participation, qui renfermera les éléments suivants :

le titre de la conférence en milieu hospitalier, du club de lecture ou de l’activité de formation en groupes restreints (prière d’utiliser le titre exact présenté au Collège royal sur le formulaire d’auto-approbation);
le nom de l’hôpital ayant organisé l’activité;
le nom du président du comité de planification de l’activité;
les dates du début et de la fin de l’activité;
le lieu de l’activité (en personne ou en ligne);
le nombre d’heures de présence (pour l’année);
l’énoncé sur l’agrément correspondant (voir l’énoncé sur l’agrément ci-dessous).

Quel est l’énoncé sur l’agrément correspondant aux conférences en milieu hospitalier, aux clubs de lecture et aux activités de formation en groupes restreints?

Énoncé sur l’agrément :

La présente activité [insérer le titre exact de la conférence en milieu hospitalier, du club de lecture ou de l’activité de formation en groupes restreints apparaissant sur le formulaire d’auto-approbation] est une activité de formation collective auto-approuvée agréée au titre de la section 1, conformément au programme de Maintien du certificat du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.

Où l’énoncé sur l’agrément doit-il figurer?

L’énoncé sur l’agrément doit figurer sur les documents promotionnels (programmes, brochures, courriels, invitations, etc.). Il doit aussi apparaître sur l’attestation de présence.

Normes éducatives

Quelle doit être la fréquence des conférences en milieu hospitalier agréées, des clubs de lecture et des activités de formation en groupes restreints?

Comment les objectifs d’apprentissage doivent-ils être formulés?

Les objectifs d’apprentissage doivent être liés aux besoins perçus et non perçus de l’auditoire cible. Ils doivent décrire les connaissances, les comportements, les compétences, les attitudes ou les résultats d’apprentissages spécifiques que les participants peuvent s’attendre à retirer des formations visées.

Les objectifs d’apprentissage liés aux conférences en milieu hospitalier, aux clubs de lecture ou aux autres activités éducatives parrainées par l’hôpital doivent être diffusés à l’avance auprès de l’auditoire cible (par exemple, dans la lettre d’invitation, le programme, etc.).

L’élaboration d’objectifs d’apprentissage.

Quels types de modes d’apprentissage devraient être intégrés aux conférences en milieu hospitalier agréées, aux clubs de lecture et aux activités de formation en groupes restreints?

Une variété de modes d’apprentissage doivent être employés pour favoriser l’atteinte des objectifs ciblés. Le comité de planification doit veiller à ce que les modes d’enseignements appropriés soient reliés aux objectifs d’apprentissage ciblés pour chacune des activités de formation. Par exemple, certains thèmes peuvent mieux se prêter à des conférences, à des débats ou à des discussions entre experts, alors que d’autres gagnent plutôt à être exploités par simulation.

Sans égard au(x) mode(s) d’apprentissage choisi(s), une certaine partie de l’activité doit être interactive.

Les techniques et les modes d’apprentissage

Les apprenants qui participent à distance ont-ils droit à des crédits au titre de la section 1 du MDC?

Oui, pourvu que les normes d’agrément soient respectées, ces apprenants peuvent se prévaloir de crédits au titre de la section 1 du MDC. Pour les personnes qui participent à des activités d’apprentissage collectif en ligne ou à distance, il faut prévoir un système permettant le suivi de la présence de ces participants, leurs interactions avec le groupe, leur participation aux discussions et des rétroactions en matière d’évaluation afin qu’ils puissent inscrire leurs crédits de MDC pour l’activité.

Si une activité agréée est enregistrée et accessible en ligne pour permettre aux participants de la visionner plus tard, mais qu’il n’y a pas de fonctions de discussion de groupe, d’évaluation ou de suivi des présences, les gens qui visionnent l’enregistrement en ligne ont-ils droit à des crédits au titre de la section 1 du MDC?

Non. Une telle activité doit alors être inscrite à la section 2 du MDC : Activités d’autoapprentissage. Pour que l’apprenant puisse inscrire des crédits au titre de la section 1 du MDC, le programme de conférences en milieu hospitalier doit respecter les normes d’agrément du Collège royal (qui prévoient des interactions de groupe, le suivi des présences et une évaluation au terme de la séance).

Dans le cadre des conférences en milieu hospitalier agréées, des clubs de lecture et des activités de formation en groupes restreints, combien de temps doit être dévolu à l’apprentissage interactif?

Une proportion d’au moins 25 % de la durée de la séance doit être dévolue à l’apprentissage interactif. La promotion de l’apprentissage interactif, notamment par l’entremise de périodes de questions et réponses, de discussions de cas, d’acquisition de nouvelles compétences, etc., aide les participants à transposer et à appliquer le contenu de la formation à des contextes particuliers de leur pratique. L’interaction permet la création de liens entre les participants, de même qu’entre eux et les enseignants, favorise un environnement propice à l’apprentissage et permet aux conférenciers de déterminer dans quelle mesure leur contenu est reçu par les participants.

Comment doit se faire l’évaluation des activités?

Le comité de planification doit veiller à l’évaluation, par les participants, de chacune des séances et de l’ensemble de la série. Les éléments suivants doivent notamment être évalués : le degré d’atteinte des objectifs d’apprentissage, tout biais perçu par les participants et l’adéquation du volet consacré à l’apprentissage interactif. L’évaluation peut se faire sur papier ou de façon électronique.

Combien de temps le comité de planification doit-il conserver les résultats de l’évaluation?

Le Collège royal ne dispose d’aucune politique d’agrément sur la conservation des formulaires d’évaluation. Nous recommandons que le comité de planification conserve un sommaire des formulaires d’évaluation (qui doit être transmis à chaque enseignant) durant une période qui permettra aux comités de planification de se pencher sur les résultats de l’évaluation pour alimenter des modifications au programme, les données d’évaluation des besoins, l’évaluation du programme de DPC dans son ensemble, etc.

Normes éthiques

Un commanditaire peut-il suggérer des formateurs ou des thèmes en vue de conférences en milieu hospitalier agréées, de clubs de lecture ou d’activités de formation en groupes restreints?

Oui. Un commanditaire peut suggérer un formateur ou un thème. Par contre, il ne peut diriger le processus de sélection. Le comité de planification doit en tout temps conserver le contrôle du choix des thèmes, des contenus et des conférenciers. La décision finale revient au comité de planification.

Les participants peuvent-ils suggérer des formateurs ou des thèmes en vue de conférences en milieu hospitalier agréées, de clubs de lecture ou d’activités de formation en groupes restreints?

Oui. Les participants peuvent suggérer un formateur ou un thème. Par contre, ils ne peuvent diriger le processus de sélection. Le comité de planification doit en tout temps conserver le contrôle du choix des thèmes, des contenus et des conférenciers. La décision finale revient au comité de planification.

Le comité de planification doit-il examiner le contenu de chaque présentation?

Non, mais il peut choisir d’en examiner le contenu pour les raisons suivantes :

pour s’assurer que le contenu est objectif et valable;
dans le cadre de son processus de gestion des conflits d’intérêts;
pour veiller à l’atteinte des objectifs d’apprentissage.

Le comité de planification peut-il verser des honoraires à l’enseignant ou assumer des dépenses comme ses frais de déplacement, de subsistance et d’hébergement? Y a-t-il une limite aux honoraires pouvant être ainsi versés à l’enseignant?

Oui. Le comité de planification peut verser des honoraires ou assumer les dépenses de l’enseignant. Le Collège royal ne prévoit pas d’honoraires maximaux. Aucun commanditaire ne doit verser d’honoraires à un enseignant ni lui rembourser de dépenses directement.

La commandite de conférences en milieu hospitalier agréées, de clubs de lecture et d’activités de formation en groupes restreints est-elle permise?

Oui. Cependant, toutes les sommes reçues en lien avec l’activité doivent prendre la forme d’une subvention à l’éducation versable au comité de planification.

Les commandites peuvent figurer dans la page générale réservée à cette fin dans le plan de cours ou le programme de l’activité Les commandites doivent figurer sur une page distincte du contenu/programme de formation.

La distribution de publicités de médicaments ou d’autres produits dans le cadre d’une conférence en milieu hospitalier accrédité, d’un club de lecture ou d’une activité de formation en groupes restreints est-elle permise?

Non. Aucune publicité de médicament ou d’autre produit ne doit accompagner les documents de présentation ni les documents écrits destinés à l’activité ni figurer dans ceux-ci.

L’enseignant peut-il mentionner des noms commerciaux de médicaments ou d’appareils durant une présentation?

L’emploi de noms commerciaux de médicaments ou d’appareils durant une activité agréée n’est autorisé que si le nom générique est également utilisé.

Le comité de planification et les enseignants/conférenciers ont la responsabilité de veiller à l’emploi uniforme, dans les présentations et dans tous les documents connexes, soit des noms génériques, soit des noms génériques et commerciaux.

Des représentants de l’industrie peuvent-ils assister à des activités de formation en groupes restreints accréditées au titre du MDC?

Oui, moyennant le respect des conditions suivantes :

Ils ne doivent pas contribuer à la discussion et leur rôle doit se limiter à celui d’observateur, ou encore au soutien logistique (aide à l’inscription, installation des appareils audiovisuels, aménagement des places et distribution des attestations de présence.
Le président doit consentir à leur présence.
Seulement s’il reste des places et de préférence, à l’arrière de la salle.
Ils ne doivent porter aucun identifiant commercial (c.-à-d. logo d’entreprise).

Qui doit signer un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts?

Tous les membres du comité et tous les enseignants (présentateurs) doivent remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts, qu’il y ait conflit ou non. La boîte d’outils en ligne renferme un exemple de formulaire. Ces formulaires sont remis au comité de planification.

Il importe que l'assistance soit mise au courant de tout conflit d'intérêts potentiel chez les personnes responsables de la planification ou de l'établissement du contenu d'une activité. Les professeurs doivent inclure une diapositive au début de leur exposé informant l'assistance de tout conflit d'intérêts déclaré. Les conflits d'intérêts déclarés par les membres du comité de planification, les présidents de séance, les modérateurs et les animateurs doivent être communiqués aux participants, par exemple, par voie d'impression dans le programme final ou par un autre moyen.

Quelles stratégies peuvent notamment être mises en œuvre pour gérer les conflits d’intérêts cernés?

Le comité de planification doit disposer d’un processus de gestion des conflits d’intérêts déclarés.

Un certain nombre de stratégies pourraient être envisagées pour gérer et résoudre ces conflits déclarés :

On pourrait exiger du conférencier de modifier le thème central de son exposé afin de limiter les parties où le conflit d'intérêts est considérable.
On pourrait envisager de demander au conférencier de présenter un exposé sur un autre sujet.
Le comité de planification pourrait demander que le contenu soit examiné par des pairs afin de garantir que les principes d'intégrité, d'objectivité et d'équilibre scientifiques sont respectés.
On pourrait annuler le sujet et la participation de ce conférencier. Cela se produit très rarement, mais cette procédure pourrait constituer un dernier recours en cas d'impossibilité de trouver une autre manière de gérer un conflit d'intérêts d'importance.

Un commanditaire peut-il fournir des aliments et des boissons lors d’une conférence en milieu hospitalier, d’un club de lecture ou d’une activité en groupes restreints?

Non. Tout le soutien financier ou en nature reçu en lien avec l'activité doit prendre la forme d'une subvention à l'éducation versable au comité de planification scientifique. Celui-ci doit assumer la responsabilité du versement des fonds, veiller à ce que tous les arrangements en matière d’accueil et autres arrangements non financiers soient modestes, et effectuer les paiements requis.

Un seul commanditaire peut-il fournir un soutien financier pour des conférences en milieu hospitalier, des clubs de lecture ou des activités en groupes restreints offerts par le Collège royal?

Oui, ceci est éthiquement acceptable si la commandite figure sur une page distincte du contenu éducatif et si elle n’est pas reliée à une séance particulière dans le cadre d’une activité d'apprentissage collectif agréée. De plus, les fonds reçus en lien avec l'activité doit prendre la forme d'une subvention à l'éducation versable au comité de planification scientifique.

Comment peut-on souligner le soutien fourni par des commanditaires lors de conférences en milieu hospitalier, de clubs de lecture ou d’activités en groupes restreints?

Il est possible de souligner la contribution des commanditaires qui subventionnent une activité de DPC approuvée pour des crédits de MDC sur la page consacrée aux commanditaires dans le plan ou le programme de l'activité. Cette page doit être distincte de celles présentant le programme éducatif (la couverture arrière du programme, par exemple). L’« association de nom » est interdite.

Qu'est-ce que l’« association de nom »?

Il s’agit de l’établissement d’un lien entre le nom d’un commanditaire et une séance éducative particulière dans le cadre d’une activité d’apprentissage collectif agréée.

La règle de l’association du nom d’un commanditaire s’applique-t-elle seulement aux sociétés pharmaceutiques ou aux entreprises d’équipements médicaux?

Cette règle ne se limite pas aux seules sociétés pharmaceutiques ou entreprises d’équipements médicaux, mais s’applique à tous les commanditaires, y compris les organismes sans but lucratif. Un « commanditaire » est un individu, un groupe, une société ou une organisation qui fournit des fonds, des biens ou des services pour soutenir des activités éducatives agréées, ou des ressources ou instruments d’apprentissage.