Politique de soutien des sous-comités et des réunions ad hoc

Contexte

Les comités de spécialité jouent un rôle essentiel dans l’amélioration continue de l’éducation médicale dans leur discipline de par les diverses initiatives qu'ils entreprennent, incluant sans s'y limiter, l’amélioration de la prestation de formation dans les programmes, l’étude d’innovations en matière de formation des résidents et la préparation de l'examen de la discipline par le Comité des spécialités. Ces initiatives peuvent entraîner la création de souscomités ou de groupes de travail ainsi que l'organisation de réunions ad hoc ou supplémentaires. Ainsi, il arrive parfois que l'on sollicite le Collège royal pour un soutien ou une assistance supplémentaire.

Le Collège royal est reconnaissant du temps et des efforts que les comités de spécialité investissent dans ces initiatives en sus des responsabilités qui leur sont confiées. L’Unité des spécialités est tenue de rendre compte de son utilisation des ressources du Collège royal, de s’assurer que les activités sont gérées sous l'égide financière de celui-ci et d'être transparente et cohérente en matière d'attribution de ces ressources. La présente politique décrit les aspects régissant le soutien offert par l’Unité des spécialités pour les initiatives des comités de spécialité (pour les informations sur le soutien offert par l'Unité des spécialités pour les réunions régulières des comités de spécialité, veuillez vous reporter au document intitulé Renseignements, directives et procédures à l’intention des comités de spécialité).

Sous-comités/groupes de travail et réunions ad hoc

Les comités de spécialité doivent obtenir l’approbation officielle de l’Unité des spécialités lorsqu’ils souhaitent créer un sous-comité ou un groupe de travail ou s’ils souhaitent organiser une réunion ad hoc supplémentaire. Tout nouveau sous-comité ou groupe de travail doit inclure une relation de rapport hiérarchique avec le comité de spécialité. Les procèsverbaux du comité de spécialité ainsi qu’un formulaire de demande spéciale doivent clairement déterminer :

le rôle du sous-comité ou du groupe de travail et la durée prévue de son mandat;
le dirigeant chargé de la supervision du sous-comité ou du groupe de travail – celui-ci doit être membre du comité de spécialité;
les membres du sous-comité ou du groupe de travail;
les échéanciers pour la présentation régulière de rapports au comité de spécialité;
les résultats anticipés ou les éléments livrables et l’échéancier prévu pour ces derniers;
le soutien requis auprès de l'Unité des spécialités.

Soutien offert par l'Unité des spécialités :

L’Unité des spécialités est en mesure d’offrir les services suivants :

Soutien logistique. Soutien pour un maximum de 10 réunions par discipline et par an, y compris la détermination de la disponibilité des membres, l’envoi d’avis de réunion décrivant clairement l’objectif de la réunion, le suivi de la présence et la préparation ou la mise à jour de la liste des participants à mesure que les confirmations sont reçues.
Avis de réunions. Préparation et diffusion des avis de réunions. La tenue d'une téléconférence ou d'une cyberconférence nécessite un préavis d'un minimum de deux semaines; les demandes reçues dans un délai plus court ne sont pas garanties.
Réservation de téléconférences ou de cyberconférences au besoin.
Préparation et diffusion de l'ordre du jour. Préparation de l’ébauche de l’ordre du jour (si requis), distribution à la personne présidant la réunion, et à la réception de l’ordre du jour final du président, diffusion auprès des membres de l'ordre du jour et de toute ressource pertinente à la réunion.
Préparation de l’ordre du jour explicatif, incluant les principales décisions prises et les mesures à prendre, et la diffusion auprès des participants après la réunion.
Espace de réunion et exigences audiovisuelles pour les réunions en personne se tenant au siège du Collège royal, en fonction de la disponibilité et pendant les heures de travail habituelles.
Aide ou conseils de l'administrateur de l'Unité des spécialités pendant la réunion lorsque c'est possible sur le plan opérationnel.

Éléments particuliers à prendre en considération :

L’Unité des spécialités prendra en compte les demandes suivantes, et les examinera et les approuvera au cas par cas :

Rencontres en personne. Le soutien pour l’espace de réunion et les exigences audiovisuelles pour une réunion devant se tenir en dehors du Collège royal requiert l'approbation préalable de l'Unité des spécialités, et il n’est pas garanti.
Réunions en soirée ou en fin de semaine. L’espace de réunion, le soutien audiovisuel et de l’administrateur pour les réunions se tenant en dehors des heures de travail habituelles (soirs et fins de semaine) ne sont pas garantis.
Service de restauration. Dans la plupart des cas, le Collège royal n’offre pas de service de restauration. Si la réunion a lieu en même temps qu’une réunion du comité de spécialité pour laquelle un service de restauration est pris en charge, il est possible de faire une demande de service de restauration, mais il est nécessaire d'obtenir l'approbation préalable de l'Unité des spécialités, et cela n’est pas garanti.
Élaboration et administration de sondage. Du soutien pour développer et administrer des sondages peut être offert lorsque cela est opérationnellement faisable. La longueur admissible des sondages peut être restreinte.
Soutien d’un éducateur clinicien. Du soutien d’un éducateur clinicien pour faciliter les réunions, offrir des présentations et aider à l'élaboration d’un sondage ou d’un outil peut être offert lorsque c’est possible sur le plan opérationnel.

Restrictions concernant le soutien offert par l’Unité des spécialités :

En raison de ressources limitées, l’Unité des spécialités n’est pas en mesure d’offrir :

Des procès-verbaux détaillés des réunions. Les comités de spécialité, les sous-comités et les groupes de travail doivent rendre compte des discussions des réunions ad hoc durant la réunion plénière du comité de spécialité; le procès-verbal de la réunion plénière du comité de spécialité documentera la discussion. En outre, l'ordre du jour explicatif de la réunion ad hoc peut être ajouté à la réunion plénière du comité de spécialité si cela est souhaitable.
La traduction de tous travaux ou ressources incluant, sans s’y limiter, les lettres, les sondages, les ordres du jour explicatifs et les ressources de la réunion. Tous les documents destinés à devenir des documents officiels du Collège royal seront traduits une fois finalisés et approuvés par le Collège royal.
Frais de déplacement pour assister aux réunions ad hoc. Une exception peut être faite pour les réunions ad hoc qui ont lieu le même jour (ou le jour précédant ou suivant) une réunion plénière du comité de spécialité à condition d'obtenir l'approbation préalable de l'Unité des spécialités conformément à la Politique sur le remboursement des dépenses du comité de spécialité.