Mandat
Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques


Rôle

Le Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques (CRFSR) est un comité permanent du Conseil. Il relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Le CRFSR aide le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance dans les domaines de la gestion du risque d’entreprise (stratégique, opérationnel et risques externes), des rapports financiers, des processus de vérification annuelle et de respect des lois et de la réglementation. Aussi, il aide le conseil d’administration de la Fondation du Collège royal à s’acquitter de ses responsabilités liées aux rapports financiers et à la surveillance des risques.

Le CRFSR aide également le Conseil à superviser les activités de Collège royal International Canada inc. (CRI), une filiale du Collège royal, conformément à la charte interorganisationnelle du Collège royal et de CRI.

Responsabilités et pouvoirs

Rapports financiers

  • Examine les besoins financiers immédiats et à long terme du Collège royal et recommande l’approbation de budgets ou de politiques appropriés.
  • Reçoit des rapports financiers réguliers et en temps opportun.
  • Examine tout rapport de la direction accompagnant les états financiers publiés (dans la mesure où lesdits rapports traitent de la situation financière ou des résultats des activités) pour assurer une cohérence avec les éléments divulgués dans les états financiers eux-mêmes.
  • Examine les résultats des vérifications externes et toute modification apportée aux politiques ou aux pratiques comptables, de même que les répercussions de ceux-ci sur les états financiers.
  • Examine l’évolution des nouvelles normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif susceptibles d’avoir des répercussions sur le Collège royal, notamment les charges à payer, provisions ou estimations importantes et leurs répercussions sur les états financiers, de même que les autres points délicats comme la mesure et la divulgation des opérations entre apparentés.
  • Examine avec la direction, les vérificateurs externes et les conseillers juridiques tout litige, toute réclamation ou toute autre situation impondérable importante, y compris les questions fiscales et l’adéquation des dispositions financières susceptibles d’avoir des répercussions considérables sur la présentation des rapports financiers.
  • Recommande au Conseil la nomination de l’expert-comptable.
  • Rencontre les vérificateurs du Collège royal pour passer en revue et aborder les opérations financières du Collège royal, toute modification dans les politiques ou les pratiques comptables et les répercussions de celles-ci sur les états financiers du Collège royal et sur le régime de retraite, et veille à la mise en place de pratiques comptables et de mécanismes de contrôle acceptables.
  • Examine les états financiers vérifiés du Collège royal et du régime de retraite des employés du Collège royal, et fait rapport sur la vérification externe et le processus de préparation des états financiers au Conseil.

Le Conseil conserve la responsabilité globale du régime de retraite, mais il a délégué au comité ses responsabilités de surveillance en ce qui a trait au régime de retraite.

Portefeuilles d’investissement

  • Surveille le rendement et la gestion des trois portefeuilles d’investissement, soit le portefeuille d’investissement du Collège royal, le portefeuille du régime de retraite et le portefeuille de la Fondation.
  • Examine et surveille le rendement et les résultats des fonds, de même que ceux des gestionnaires de placement.
  • Examine, surveille et recommande des politiques et mandats régissant les investissements.

Surveillance des risques

  • Surveille la fonction de gestion des risques du Collège royal.
  • Assure l’identification, la mesure, la surveillance et le contrôle des principaux risques du Collège royal et veille à la mise en place des systèmes appropriés pour gérer ces risques.
  • Examine et recommande, aux fins d’approbation par le Conseil, des politiques de gestion du risque établissant les niveaux appropriés d’approbation des décisions liées à la gestion du risque et d’autres mesures de vérification et d’équilibre utilisées pour gérer et réduire les risques.
  • Évalue et contrôle les risques financiers et d’autres risques découlant de réclamations et de poursuites judiciaires, de la gestion de contrats, de la gestion du budget d’exploitation, etc.
  • Surveille et examine le profil de risque actuel du Collège royal, de même que son rendement par rapport aux paramètres d’intérêt à l’égard du risque, puis veille à la mise en oeuvre et au respect de politiques, de procédures et de mesures de contrôle adéquates pour évaluer et gérer les principaux risques auxquels fait face le Collège royal.

Fondation du Collège royal

Le CRFSR assume pour la Fondation du Collège royal les mêmes responsabilités que ci-dessus. Les recommandations relatives à l’approbation des budgets, des politiques et des états financiers de la Fondation sont toutefois formulées à son conseil d’administration.

Surveillance de CRI

  • Reçoit de l’information au nom du Conseil
    • Rapports financiers trimestriels non vérifiés de CRI
    • États financiers annuels vérifiés et rapport de l’expert-comptable de CRI
    • Prévisions financières de CRI
    • Politiques propres à CRI
  • Surveille
    • Conformité aux politiques financières de CRI
    • Risques de CRI ayant une incidence sur le Collège royal

Composition

Le CRFSR doit compter non moins de cinq et non plus de huit membres (Statuts no 20, article 14.1).

Le président du CRFGR ne doit pas être administrateur ni employé du Collège royal ou d’un organisme affilié à celui-ci, ni avoir été administrateur au cours des trois années précédentes (Statuts no 20, article 14.1.2).

Le comité sera composé d’Associés du Collège royal et de membres externes qui mettent à contribution des compétences et une expertise essentielles. Un des membres du comité doit être président du Comité des finances de CRI.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent avoir une connaissance générale du Collège royal et de ses filiales, un sens aigu des affaires, des connaissances d’ordre juridique et fiscal, et des connaissances en matière de gestion de l’information et de solutions technologiques. Ils doivent également savoir élaborer un budget, avoir des connaissances en comptabilité et en gestion du risque, et être en mesure de lire des états financiers préparés conformément aux normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif.

Les membres du comité doivent aussi comprendre les risques importants auxquels fait face le Collège royal, le cadre de gestion du risque d’entreprise du Collège royal, de même que les politiques, les procédures et les mesures de contrôle utilisées par la direction pour évaluer et gérer ces risques.

Les membres du comité doivent avoir la capacité et la volonté de respecter les orientations stratégiques du Collège royal, ainsi que la volonté de participer efficacement aux réunions du comité.

Durée du mandat

Le mandat du président est habituellement de deux ans, renouvelable une seule fois (maximum de quatre ans). Comme il s’agit d’un comité permanent du Conseil, son président est nommé par le Conseil, parmi les membres actuels de celui-ci (Statuts no 20, article 15.1.1), et il siège au Bureau du Conseil.

Le mandat des membres est habituellement de deux ans, renouvelable deux fois (maximum de six ans). Tous les mandats débutent et prennent fin à l’assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent. La durée des mandats doit être échelonnée afin de maintenir la continuité de l’expertise et des connaissances.

Réunions

Le CRFSR se réunit tous les trimestres ou plus souvent s’il y a lieu. Les réunions se font en personne deux fois l’an et par téléconférence au besoin.

La présence de la majorité des membres votants du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le président est considéré comme un membre votant aux fins de la constitution du quorum. À titre de dirigeant du comité, le président ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, le président n’est invité à voter que lorsqu’un comité vote en privé. Chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question sera rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l’un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et tous les membres du comité sont tenus de respecter le Code de conduite des bénévoles. Aussi, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ils ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Ils ont le droit de télécharger une copie des documents du comité, à condition qu’ils soient utilisés uniquement à des fins liées au comité. Une fois qu’ils ont été utilisés aux fins prévues, tous les documents téléchargés doivent être supprimés.

Fiche du mandat

Résolution la plus récente : résolution no 2019/2020-56
Résolutions précédentes : résolution no 2018/19-10
Approuvée par : Conseil
Date d’approbation : Les 20 et 21 février 2020
Parcours d’approbation : Comité de la gouvernance, Conseil
Entrée en vigueur : Le 21 février 2020
Prochain examen : printemps 2021
Bureau du Collège royal : Bureau des services financiers et administratifs
Version : Approuvée