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Sous-comités de domaine de compétence ciblée (DCC)

Renseignements, directives et procédures

Veuillez prendre note que le présent document ne s’applique qu’aux domaines de compétence ciblée (DCC diplômes) englobés dans un comité de spécialité primaire, y compris les DCC (diplômes) qui comptent une ou plusieurs voies d’accès. Pour les DCC (diplômes) qui ne sont pas englobés dans un comité de spécialité primaire, veuillez consulter les Renseignements, directives et procédures à l’intention des comités de DCC.

Définition :

Des sous-comités de DCC sont établis pour chaque diplôme reconnu par le Collège royal englobé dans un comité de spécialité primaire; les DCC ainsi englobés par une seule spécialité primaire peuvent compter une ou plusieurs voies d’accès. Les sous-comités de DCC formulent des recommandations au Collège royal pour les questions liées au diplôme de DCC.

Structure du sous-comité :

Les sous-comités de DCC sont composés de membres votants et de membres non votants (veuillez consulter le mandat des sous-comités de DCC).

MEMBRES VOTANTS :

On dénombre jusqu’à neuf membres votants : le président, le président désigné et/ou le viceprésident et cinq membres indépendants. Les membres indépendants doivent représenter équitablement les cinq régions géographiques du Canada reconnues dans les Statuts (Statuts n° 20, article 11.1.2) et refléter les modèles de pratique du diplôme de DCC. Les régions reconnues par le Collège royal sont les suivantes :

  • Région 1 : Colombie-Britannique, Alberta, Yukon et Territoires du Nord-Ouest
  • Région 2 : Saskatchewan et Manitoba
  • Région 3 : Ontario et Nunavut
  • Région 4 : Québec
  • Région 5 : Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-etLabrador

Il peut y avoir des exceptions à la règle sur la représentation géographique si la discipline n’est pas pratiquée uniformément au Canada ou si le faible nombre de personnes qui la pratiquent fait en sorte qu’il est trop difficile de trouver des candidats pour agir comme membres votants dans certaines régions.

Le président désigné est nommé au cours du dernier mandat de deux ans du président pour être en mesure d’assumer ses responsabilités au terme de son mandat.

Le vice-président est choisi en fonction de son expertise dans la discipline et de sa connaissance des activités du sous-comité de DCC. Une tâche supplémentaire est confiée au vice-président par rapport aux autres membres votants; il doit assumer les responsabilités du président lorsque ce dernier n’est pas en mesure de le faire (par exemple, lorsque le programme auquel il est affilié fait l’objet d’une visite, ou s’il est subitement incapable d’assister à une réunion).

Dans le cas des disciplines dotées de plusieurs volets, il est important de compter sur au moins un représentant de chaque volet. Il est préférable que les volets pertinents soient représentés par des membres indépendants.

Les sous-comités de DCC sont encouragés à se doter d’un représentant du modèle de pratique de la discipline, dont un membre qui exerce dans un milieu communautaire ou universitaire.

Les membres votants peuvent occuper plus d’un poste au sein du comité, par exemple, le viceprésident peut également siéger en tant que membre indépendant, ou un membre indépendant peut siéger en tant que représentant d’un volet connexe.

MEMBRES NON VOTANTS :

Les membres non votants comprennent automatiquement le président de la voie d’accès ou du comité de spécialité connexe, s’il y a lieu.

Les directeurs de programme de DCC des universités offrant ce diplôme de DCC précis sont automatiquement des membres non votants du sous-comité. De plus, certains membres non votants peuvent être nommés afin d’élargir la représentation géographique et la portée de la consultation.

L’observateur de l’association nationale de spécialistes (ANS) occupe un poste clé de membre non votant au sein du sous-comité de DCC. Celui-ci assure le maintien des liens et de la communication entre l’ANS et le sous-comité de DCC, et l’apport d’une rétroaction significative de l’ANS concernant divers enjeux du sous-comité. L’un des membres indépendants peut être nommé à titre d’observateur de l’ANS. Si ce rôle ne peut être assumé par un membre actuel du sous-comité, un autre représentant de l’ANS est alors nommé à titre d’observateur sans droit de vote. Nous incitons fortement le président du comité à consulter l’ANS au moment de choisir un candidat pour ce poste.

Le sous-comité de DCC peut désirer inviter des représentants d’autres organisations connexes afin de participer à ses activités et d’assurer une communication constante avec celles-ci. La participation des invités est limitée à deux par réunion ou par téléconférence ou cyberconférence. Les invités ne sont pas au courant des discussions sur l’agrément ou sur l’examen des titres et n’ont pas le droit de vote au sujet des initiatives du comité.

Le sous-comité de DCC ne peut pas compter de représentants des stagiaires.

EXCEPTIONS :

Le sous-comité de DCC qui désire obtenir l’autorisation de déroger à la structure précitée doit faire parvenir une demande écrite au gestionnaire, Soutien aux spécialités, de l’Unité des spécialités en précisant les motifs à l’appui de sa demande.

Nominations au comité – membres votants :

MANDAT :

Le Collège royal nomme le président, le président désigné, le vice-président et les membres du souscomité de DCC. Le mandat du sous-comité de DCC, qui commence le premier jour de juillet, est d’une durée de deux ans. La durée maximale du mandat d’un membre votant (y compris le président) est de trois périodes consécutives de deux ans au même poste (maximum de six ans). Ce mandat n’est pas automatiquement renouvelé. Environ six mois avant la fin du mandat, le souscomité doit examiner à l’avance sa liste de membres et proposer les changements jugés nécessaires. Pour assurer la participation de tous les Associés, il se peut que la durée du mandat des membres ou du président soit limitée à une ou deux périodes de deux ans. Le Collège royal peut nommer un nouveau président, président désigné, vice-président ou membre d’un souscomité de DCC à tout moment.

ADMISSIBILITÉ :

Les membres votants doivent répondre aux exigences suivantes :

  • être des Associés en règle du Collège royal;
  • être titulaires d’un diplôme ou posséder une expertise clinique ou pédagogique propre au diplôme de DCC

Il va de soi que certains sous-comités de DCC auront de la difficulté à respecter les critères de composition susmentionnés, compte tenu du nombre limité de candidats admissibles (c.-à-d. Associés en règle du Collège royal). Dans ce cas, une certaine souplesse est accordée comme suit :

Les membres qui ne sont pas Associés peuvent occuper des fonctions de membres votants jusqu’à la mise en place d’un processus qui leur permettra d’obtenir un titre par l’intermédiaire de la Route d’évaluation par la pratique pour les domaines de compétence ciblée (REP-DCC). Les non-Associés ont jusqu’à un cycle de participation à titre de membre (deux ans) à compter de la date de début de la REP-DCC pour demander la reconnaissance dans un programme de DCC. Si un non-Associé choisit de ne pas suivre la REP-DCC dans la période de deux ans, il sera invité à quitter le comité de DCC.

Les directeurs de programme de DCC ne devraient pas être des membres votants, car ils sont responsables de leur institution, de leur programme et de leurs stagiaires. Ce lien direct pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu dans l’exécution des fonctions d’un membre votant du sous-comité de DCC. Le nombre de disciplines de DCC peut cependant limiter la sélection des personnes qui peuvent participer aux activités du sous-comité de DCC. Les directeurs de programme de DCC qui agissent aussi à titre de membres votants doivent déclarer tout conflit d’intérêts perçu ou potentiel, et le comité de DCC doit prévoir un processus afin de gérer ces conflits.

MISES EN CANDIDATURE – PRÉSIDENT DÉSIGNÉ :

Le processus de nomination d’un nouveau président (président désigné) débute avant la fin du mandat du président en poste. On demande au président sortant de consulter les membres de son comité et, le cas échéant, de l’association nationale de spécialistes et du corps professoral, pour obtenir trois candidatures. Les membres des trois groupes doivent s’assurer que les candidats accepteront d’occuper le poste s’ils y sont nommés. Les candidatures sont compilées, révisées et ratifiées au printemps par le Collège royal. Une fois la nomination acceptée, la personne ainsi nommée assumera le rôle de président désigné au cours des deux dernières années du mandat du président en poste, pour que la continuité des activités soit assurée et pour donner suffisamment de temps au président désigné pour se renseigner sur son rôle et les affaires de son comité. Idéalement, le président désigné exercera un mandat de deux ans qui concordera avec le mandat final du président sortant. Ce chevauchement sera raccourci au besoin si le mandat du président sortant prend fin plus tôt que prévu.

MISES EN CANDIDATURE – VICE-PRÉSIDENT ET MEMBRES :

Le vice-président peut être l’un des membres indépendants et doit être expérimenté dans les travaux du sous-comité de DCC. Les candidatures du vice-président et des membres doivent faire l’objet de débats avec le comité, le président désigné, l’association nationale de spécialistes et le corps professoral compétent, le cas échéant. L’intérêt du candidat doit être confirmé avant que son nom soit soumis au Bureau de l’éducation spécialisée. La liste des membres est envoyée au président désigné, le cas échéant, aux fins d’examen et d’approbation.

PROCESSUS DE NOMINATION

Le Collège royal approuve toutes les nominations des sous-comités de DCC, et l’Unité des spécialités met en œuvre la procédure. Il convient d’échelonner les nominations afin d’assurer la continuité des activités du sous-comité de DCC.

Les invitations en vue de devenir président désigné, vice-président et membre votant du souscomité de DCC sont envoyées aux candidats, ainsi que des copies au président actuel, au nouveau président, à l’association nationale de spécialistes et, le cas échéant, au corps professoral.

Le Collège royal peut nommer un nouveau président, président désigné, vice-président ou membre d’un sous-comité de DCC à tout moment.

Nominations au comité – membres non votants :

Certains sous-comités peuvent compter des membres non votants supplémentaires afin de mieux représenter une région, un volet ou une discipline connexe.

MANDAT :

Les membres non votants nommés ont le même mandat de deux ans (renouvelable deux fois, maximum six ans) que les membres votants.

PROCESSUS DE NOMINATION

Le processus de sélection et de nomination de ces membres est le même que celui des membres votants.

Membre en raison d’une autre nomination :

MANDAT :

Certains membres non votants restent membres du sous-comité de DCC pendant la durée de leur affectation au poste qu’ils représentent, par exemple, les présidents du comité de la spécialité primaire ou connexe et les directeurs de programme de DCC. Pour assurer la participation de tous les Associés, les affectations peuvent être limitées à un ou deux mandats.

Comme les membres non votants représentant d’autres organisations (ANS ou corps professoral) ne sont pas nommés par le Collège royal, leur affectation peut différer du mandat habituel de deux ans ou du mandat maximal de six ans.

PROCESSUS DE NOMINATION :

Les membres non votants représentant l’ANS, un corps professoral ou toute autre organisation sont normalement choisis par le groupe qu’ils représentent et sur consultation auprès du président du sous-comité de DCC.

Tous les directeurs de programme de DCC sont automatiquement des membres non votants du sous-comité de DCC. Les directeurs de programme de DCC sont nommés par les universités. Dès que le Collège royal est informé de la nomination par l’unité du décanat officielle au sein de la faculté de médecine désignée responsable de la supervision des programmes de DCC, le candidat est intégré au sous-comité de DCC. Il reçoit alors automatiquement une trousse d’information du Bureau de l’éducation spécialisée.

Mode de fonctionnement :

Les délibérations du sous-comité de DCC s’effectuent par correspondance, par conférence web, et par téléconférence. Les lignes directrices suivantes permettront à l’Unité des spécialités de mieux aider les sous-comités :

CORRESPONDANCE :

La plupart des questions sur lesquelles un sous-comité de DCC intervient sont traitées par correspondance entre les membres votants. Le président du sous-comité de DCC s’assure que les membres non votants sont tenus informés, et qu’on leur demande leur avis au besoin.

RÉUNIONS DU COMITÉ :

Le Collège royal ne fournit en général aucun appui lors des réunions en personne. Le sous-comité de DCC qui désire obtenir l’autorisation de déroger à la politique précitée doit faire parvenir une demande écrite au gestionnaire, Soutien aux spécialités, de l’Unité des spécialités en en précisant les motifs. Lorsqu’une exception est accordée, les membres votants et certains membres non votants, y compris jusqu’à deux représentants des directeurs de programme de DCC, se voient rembourser leurs frais de déplacement et d’hébergement pour participer aux réunions du sous-comité de DCC tenues au Collège royal (pour obtenir des renseignements supplémentaires, consultez la Politique sur le remboursement des dépenses des bénévoles du Collège royal)

CONFÉRENCES WEB ET TÉLÉCONFERENCES :

Entre les réunions, le président peut aussi convoquer l’ensemble du sous-comité de DCC à une conférence Web ou téléconférence sur des sujets particuliers. Le président doit confirmer tout entretien virtuel en acheminant un préavis d’au moins quatre semaines pour donner suffisamment de temps à l’Unité des spécialités et aux membres du comité de prendre les dispositions nécessaires.

Soutien aux comités de DCC :

PRÉPARATION ET DISTRIBUTION DE L’ORDRE DU JOUR :

L’Unité des spécialités aide le président à préparer l’ordre du jour en le conseillant sur des questions d’importance générale qui nécessitent des observations du sous-comité de DCC, et en l’informant des discussions, décisions et directives récentes des comités du Collège royal. Au moins quatre semaines avant la réunion, le président fait parvenir les points à l’ordre du jour à l’Unité des spécialités afin de finaliser et distribuer l’ordre du jour et ses annexes aux membres.

PARTICIPATION DES EMPLOYÉS DU COLLÈGE ROYAL AUX RÉUNIONS DES SOUS-COMITÉS DE DE DCC :

Au cours des conférences Web ou téléconférences, un ou plusieurs membres du personnel du Bureau de l’éducation spécialisée peuvent présenter du contexte, un avis d’expert et des conseils sur les directives et procédures du Collège royal.

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION :

Lorsque c’est possible, les membres du personnel de l’Unité des spécialités participent à la tenue ou à la préparation du procès-verbal des réunions du sous-comité de DCC. Dans l’éventualité où les membres du personnel ne sont pas en mesure de le faire, cette tâche sera assumée par le président ou confiée à un membre du sous-comité de DCC.

Les procès-verbaux du sous-comité de DCC sont examinés par le Comité des spécialités et doivent donc refléter clairement les délibérations et les décisions du sous-comité de DCC.

L’Unité des spécialités distribue le procès-verbal, accompagné des annexes et des documents d’information pertinents, aux membres du sous-comité de DCC (votants et non votants), aux membres du Comité des spécialités, au président de l’ANS et à son siège social. Le procès-verbal sera finalisé par l’Unité des spécialités dans les deux mois suivant la réunion.

CORRESPONDANCE ET ENVOIS ENTRE LES RÉUNIONS :

L’Unité des spécialités, à la demande du président, expédie par la poste ou par courriel, des lettres, rapports et autres documents aux membres du sous-comité de DCC; au besoin, elle reçoit et rassemble les réponses des membres du sous-comité avant de les transmettre au président.