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Politiques sur la protection de la vie privee

La politique et les questions et réponses sur la protection des renseignements personnels du Collège royal vous informent de notre engagement à protéger vos renseignements personnels, tel que le prescrit le code modèle de la CSA. Elles expliquent les mesures que nous prenons pour assurer la confidentialité de vos renseignements.

Politique générale de confidentialité du Collège royal

Objet et portée

L’objet de la politique visant la protection des renseignements personnels du Collège royal est de définir clairement comment le Collège royal protège les renseignements personnels qui sont confiés à l’organisme et à son personnel. Ceci comprend notamment l’information conservée en ligne par le Collège royal.

Politique

Le Collège royal a adopté les dix principes du code modèle de l’Association canadienne de normalisation (CSA) en tant que lignes directrices pour la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Cette politique vise tous les renseignements personnels qui ont été (ou qui seront) amassés, utilisés ou divulgués par le Collège royal, son personnel ou des tiers, par voie électronique ou autrement.

Principes et définitions

Les dix principes et définitions découlant du code modèle de la CSA sont les suivants :

1. Responsabilisation
Le Collège royal est responsable des renseignements personnels qu’il gère, et doit désigner une ou des personnes qui devront assurer le respect des principes énoncés ci-dessous.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par le Collège royal avant ou au moment de la collecte.

3. Consentement
Chacun doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concerne, et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

4. Limitation de la collecte
Le Collège royal ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées, et doit procéder de façon honnête et licite.

5. Utilisation, communication et conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ni communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.

6. Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont amassés.

7. Mesures de sécurité
Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

8. Transparence
Le Collège royal doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels
Le Collège royal doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, le cas échéant, et lui permettre de les consulter. Il est également possible de contester l’exactitude ou le caractère complet des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

10. Possibilité de porter plainte pour non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au Collège royal.

De l’information plus détaillée sur les pratiques visant la protection des renseignements personnels est présentée dans le document Questions et réponses, à l’annexe A des présentes.

Lignes directrices

Définitions :
Les renseignements personnels sont des données sur des personnes identifiables; ils comprennent (sans s’y limiter) le nom, la date de naissance, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et le numéro d’identification du Collège royal. Le titre professionnel, l’adresse du lieu de travail et les numéros de téléphone ou télécopieur au bureau ne constituent toutefois pas des renseignements personnels.

Lignes directrices issues du code modèle de la CSA
Lorsque le Collège royal conclut une entente avec un organisme hors du Canada qui aura accès aux renseignements personnels, il doit s’assurer :

1. de préciser, en vertu de l’entente, que cet organisme devra protéger les renseignements personnels que le Collège royal lui confiera, et assurer un niveau de sécurité semblable aux pratiques canadiennes;

2. que les membres et autres personnes visées sont avisés, par la publication de la présente politique, du fait que le Collège royal peut partager les renseignements personnels avec des tiers hors du Canada.

Attribution de la responsabilité

L’agent responsable de la protection des renseignements personnels et directeur des solutions électroniques est responsable d’administrer la présente politique et de cerner et communiquer les façons d’améliorer la conformité du Collège royal aux présentes.

Les gestionnaires et directeurs des unités et directions sont responsables de la mise en œuvre des recommandations visant l’amélioration de la conformité à la présente politique.

Fréquence des révisions et des suivis

Une vérification des activités de protection des renseignements personnels doit être réalisée tous les deux ans par le responsable de la protection des renseignements personnels. Les pratiques du Collège royal qui nécessitent des améliorations à la lumière de telles vérifications doivent être signalées aux gestionnaires et directeurs, lesquels seront responsables de prendre les mesures nécessaires pour améliorer leurs pratiques.

La présente politique de protection des renseignements personnels sera révisée annuellement et mise à jour au besoin.

Cliquez ici pour le questions et réponses sur la protection des renseignements personnels >>