Mandat
Comité de gouvernance des données et de l’informatique (CGDI)

---

Rôle

Le Comité de gouvernance des données et de l’informatique est un comité permanent qui relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Ce comité aide le Conseil à superviser la stratégie, les activités, les risques et le rendement du Collège royal en ce qui a trait aux données et aux initiatives de transformation numérique.

Le CGDI est le principal conseiller du Conseil relativement à l’utilisation des données et à l’adoption des capacités de TI nécessaires pour transformer les secteurs d’activité du Collège royal. Il vise plus particulièrement l’amélioration et la mise sur pied de services de formation et aux membres qui favorisent l’apprentissage des médecins spécialistes. Il assume ses responsabilités en collaboration avec le Conseil, d’autres comités permanents et l’équipe de direction.

Responsabilités et pouvoirs

Le comité relève du Conseil en ce qui concerne les questions qui relèvent de son mandat et d’autres questions particulières méritant l’attention du Conseil.

Gouvernance des données

• Guider le Conseil en ce qui a trait à la gouvernance des données [1], notamment des données appartenant au Collège royal et gérées par celui-ci dans le cadre d’ententes de partage de données ou de toute autre collaboration avec des parties intéressées.
• Approuver et diriger le développement continu d’un cadre de gouvernance des données ainsi que l’établissement des priorités du programme de gouvernance des données. Le cadre et le programme confirment les droits décisionnels, la responsabilité et le contrôle, et confirment la façon dont les données organisationnelles sont collectées, stockées, gérées et utilisées. ·
• Veiller à ce que le cadre et le programme de gouvernance des données soient conformes aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et territoriaux du Canada et des autres pays où le Collège royal exerce ses activités.
• Conseiller la direction au sujet des stratégies et des politiques de cybersécurité, de sécurité matérielle et de confidentialité des données pour veiller à ce qu’elles respectent le cadre de gouvernance des données.
• Examiner les rapports sur les risques et les activités liés aux données, et recommander des mesures d’atténuation à la direction.

Transformation numérique

• Veiller à ce que la stratégie de TI du Collège royal et l’adoption et l’utilisation des capacités de TI (numériques) soient conformes et intégrées aux stratégies opérationnelles de l’organisation.
• Aider le Conseil, les comités et la direction à mettre en œuvre la feuille de route des Services des technologies et de la gestion de l’information (STGI) pour que l’écosystème de TI du Collège royal soit en mesure de soutenir la croissance des activités.
• Recevoir des mises à jour sur les projets de transformation qui ont des ramifications numériques à l’échelle de l’organisation et qui pourraient avoir une incidence sur le mandat d’autres comités (p. ex. comités de l’éducation). Par exemple, le comité tient compte des aspects numériques des projets du Collège royal axés sur les thèmes suivants, sans s’y limiter :
  • Évaluation en ligne tout au long du continuum d’apprentissage
  • Systèmes de gestion de l’apprentissage
  • Plateformes virtuelles pour l’offre de produits et de services
  • Évolution du site Web
• À partir des rapports de projet, surveiller les risques, la gestion du changement, le rendement et les écarts par rapport à l’objectif initial, et recommander des mesures d’atténuation au Conseil, aux autres comités et à la direction.

Autres responsabilités

• De temps à autre, donner son avis au Conseil, aux comités et à la direction au sujet d’autres questions relevant de son expertise.

Composition

Le comité est présidé par un·e membre du Conseil et, comme c’est le cas dans les autres comités permanents, ce·tte président·e est nommé·e par le Conseil. Le comité est habituellement composé de 7 à 12 membres votant·es, dont idéalement 2 membres du Conseil et 1 membre du Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques. Les autres membres sont des expert·es en la matière.

Le comité est soutenu par le ou la chef des opérations, qui siège à titre de membre sans droit de vote. D’autres dirigeant·es de l’organisation offrent un soutien supplémentaire, au besoin. Les membres du personnel qui assistent aux réunions n’ont aucun droit de vote.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent posséder des connaissances ou de l’expérience en gouvernance de données, participer activement aux activités de numérisation ou d’IA, ou faire partie des principaux·les utilisateur·rices des données, produits et services du Collège royal.

Durée du mandat

Le mandat du ou de la président·e est habituellement de deux ans et est renouvelable une seule fois (maximum de quatre ans). Comme il s’agit d’un comité permanent du Conseil, le ou la président·e est nommé·e par le Conseil parmi ses membres actuel·les (article 15.1.1 des Statuts n^o 20), et il ou elle peut aussi faire partie du Bureau du Conseil.

Le mandat des membres est habituellement de deux ans et est renouvelable deux fois (maximum de six ans). Tous les mandats débutent et prennent fin à l’assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent. La durée des mandats doit être échelonnée afin de maintenir la continuité de l’expertise et des connaissances.

Réunions

Les réunions ont lieu à la fréquence nécessaire pour mener à bien les activités du comité (au moins trois fois par année). Les réunions ont lieu en mode virtuel, à moins d’avis contraire.

La présence de la majorité des membres votant·es du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le ou la président·e est considéré·e comme un·e membre votant·e aux fins de la constitution du quorum. Cependant, puisque cette personne dirige le comité, elle ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, elle n’est invitée à voter que lorsque le comité vote au scrutin secret. Pour qu’une question soit retenue, elle doit recevoir la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question est rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l’un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et les membres du comité sont tenu·es de respecter le Code de conduite des bénévoles. De plus, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels, sauf ceux autorisés par le Collège royal. Les membres peuvent télécharger une copie des documents du comité à condition de ne l’utiliser qu’à des fins liées à ses activités. Une fois les activités du comité terminées, tous les documents téléchargés doivent être supprimés. Le Collège royal conserve des copies des documents du comité au cas où les membres souhaiteraient les consulter ultérieurement dans le cadre d’activités similaires.

Produits dérivés des activités d’un comité

Dans l’exercice de leurs fonctions au sein du comité, les membres peuvent produire des documents, du contenu ou d’autres produits pertinents, ou y contribuer. Ces produits ainsi que la propriété intellectuelle qui s’y rapporte appartiennent au Collège royal. Le Collège royal est disposé à discuter d’autres modalités de propriété pour des projets particuliers. Toute autre mesure doit être confirmée par écrit par les collaborateur·rices du projet et le Collège royal.

Fiche du mandat

Résolution la plus récente :	Résolution no 2023-2024-15
Résolution(s) précédente(s) :	Résolution no 2021-2022-13
Approuvée par :	Conseil
Date d’approbation :	6 septembre 2023
Parcours d’approbation :	CG, Conseil
Entrée en vigueur :	6 septembre 2023
Prochaine révision :	Printemps 2025
Bureau du Collège royal :	Bureau des services intégrés
État de la version :	Approuvée

[1] Spécification des droits de décision et cadre de responsabilité permettant d’assurer un comportement approprié en matière d’évaluation, de création, de consommation et de contrôle des données et des analyses (Gartner).