Mandat
Bureau du Conseil

Rôle

Le Bureau du Conseil relève du Conseil. Les Statuts n^o 20 stipulent que, sous réserve du pouvoir du Conseil de restreindre, le cas échéant, les pouvoirs du Bureau du Conseil, celui-ci détient et peut exercer, entre les réunions du Conseil, tous les pouvoirs du Conseil pour l’administration des affaires du Collège royal conformément aux lois applicables (article 12.6).

En pratique, le Bureau du Conseil exerce ses pouvoirs judicieusement. Il aide le Conseil en assurant la préparation des idées à soumettre au Conseil aux fins de discussion ou de décision. Le Bureau du Conseil est aussi chargé de prendre des décisions concernant les questions de procédure et les sujets récurrents et non controversés, compte tenu des pouvoirs délégués par le Conseil.

Responsabilités et pouvoirs

Le Bureau du Conseil :

aide le Conseil à assurer l’intégrité juridique et éthique du Collège royal;
contribue à la formulation des valeurs, de la mission, de la vision, des buts, des objectifs et des orientations stratégiques du Collège royal;
étudie les rapports et envisage l’approbation des recommandations formulées par les comités permanents et d’autres entités, le cas échéant, avant leur présentation au Conseil;
envisage l’approbation des recommandations formulées par le Comité de rémunération et des ressources humaines, conformément à son mandat;
soutient et approuve les travaux liés à l’établissement d’une culture d’inclusion au Collège royal, reposant sur les principes, les pratiques et les procédures d’équité, de diversité et d’inclusion;
exerce un rôle-conseil dans les discussions sur les plans de gestion et les priorités présentés par le directeur général;
aide à coordonner et à orienter les activités du Conseil, à établir les objectifs et à rédiger les ordres du jour;
nomme les membres qui siégeront aux comités permanents et aux autres comités, s’il y a lieu, conformément aux mandats des comités déjà établis
surveille et appuie la mise en œuvre des politiques, des directives et des fonctions générales du Collège royal au besoin;
par l'entremise du directeur général, surveille les activités de toutes les fonctions du Collège royal.

Composition

Il importe que le Bureau du Conseil soit le reflet d’un équilibre de perspectives, de compétences et d’expériences diversifiées. Sa composition est indiquée à l’article 12.1 des Statuts n^o 20. Le Bureau du Conseil est constitué de cinq membres du Conseil, dont au moins quatre sont des présidents de comités permanents, selon le nombre de comités permanents existants

Le président du Collège royal sera président du Bureau du Conseil, mais ne fera pas partie de celui‑ci. Par conséquent, il ne fera pas partie du calcul du quorum et n’aura pas le droit de vote. Par contre, il ou elle recevra l’avis de convocation de toutes les rencontres du Bureau du Conseil et aura le droit d’y assister et de s’y exprimer. Le dernier président sortant ou le président désigné (selon le cas) ainsi que le directeur général ne sont pas membres du Bureau du Conseil, mais ils ont le droit d’assister et de prendre la parole aux rencontres du Bureau du Conseil, mais n’ont pas droit de vote.

Compétences et qualités essentielles

En règle générale, les membres du Bureau du Conseil doivent posséder les mêmes compétences et qualités essentielles que celles des membres du Conseil, notamment :

avoir la capacité et la volonté de faire avancer les buts et objectifs du Collège royal indiqués dans sa mission, sa vision et ses articles de continuation;
connaître les principes de saine gestion et être en mesure de faire correspondre cette connaissance avec les systèmes et processus connexes du Collège royal;
faire preuve d’un leadership administratif et organisationnel exceptionnel
avoir la volonté à préconiser une approche décisionnelle fondée sur l’équité;
avoir à son actif un bilan exceptionnel fondé sur les engagements du Collège royal et d’autres organismes;
avoir la capacité et la volonté de se faire le champion de l’orientation stratégique d’un des dossiers dont est saisi le Collège royal, de la défendre et de la perpétuer;
avoir la capacité et la volonté de présider les réunions et de participer efficacement aux comités et aux réunions.

Durée du mandat

Le mandat des membres du Bureau du Conseil, défini dans les Statuts n^o 20 (article 12.5) du Collège royal, est de deux ans et chacun des membres peut être réélu pour un mandat supplémentaire de deux ans.

Advenant le décès, la démission ou la révocation d’un membre du Bureau du Conseil ou une incapacité de s’acquitter de ses responsabilités en raison de problèmes de santé, le Conseil nommera un remplaçant choisi parmi les membres du Conseil (Statuts n^o 20, article 12.5).

Réunions

Le Bureau du Conseil se réunira en personne au minimum trois fois l’an, entre les réunions du Conseil. Il pourra convoquer des réunions supplémentaires, comme le prévoient les articles 12.7 et 12.8 des Statuts n^o 20, en personne ou en ayant recours à d’autres moyens. La présence de la majorité des membres du Bureau du Conseil constituera le quorum (Statuts n^o 20, article 12.7). À toutes les réunions du Bureau du Conseil, chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. Advenant une égalité des voix, la motion est rejetée (Statuts n^o 20, article 12.1). Lorsque le Bureau du Conseil doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles de vote s’appliquent.

La nomination à l’un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et tous les membres du comité sont tenus de respecter le Code de conduite des bénévoles. Aussi, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ils ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Les membres peuvent télécharger une copie des documents du comité à condition de ne l’utiliser qu’à des fins liées aux activités du comité. Une fois les activités terminées, tous les documents téléchargés doivent être supprimés. Le Collège royal conserve des copies des documents du comité au cas où les membres souhaiteraient les consulter ultérieurement dans le cadre d’activités similaires.

Produits dérivés des activités d’un comité

Dans l'exercice de leurs fonctions au sein du comité, les membres peuvent produire des documents, du contenu ou d'autres produits pertinents, ou y contribuer. Ces produits ainsi que la propriété intellectuelle qui s'y rapporte seront la propriété du Collège royal. Le Collège royal est disposé à discuter d'autres modalités de propriété pour des projets particuliers. Toute autre mesure doit être confirmée par écrit par les collaborateurs du projet et le Collège royal.

Fiche du mandat

Résolution la plus récente :	Résolution N^o 2021/2022-09
Résolution(s) précédente(s) :	Résolution N^o 2020/2021-12, Résolution N^o 2019/2020-18
Approuvée par :	Conseil
Date d’approbation :	18 juin 2021
Parcours d’approbation :	Comité de la gouvernance, Conseil
Date d’entrée en vigueur :	18 juin 2021
Date de la prochaine révision :	Printemps 2022
Bureau du Collège royal :	CDG
État de la version :	Approuvée

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