Mandat
Comité des affaires des Associés

Rôle

Le Comité des affaires des Associés (CAA) est un comité permanent du Conseil qui relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Il aide le Conseil à examiner diverses questions propres aux Associés du Collège royal. Avec le soutien de ses sous-comités, le Comité des affaires des Associés permet aux membres de donner leur avis au Conseil et à d’autres comités du Collège royal en ce qui concerne les programmes et les politiques. Il reçoit les recommandations et les rapports de ses sous-comités, puis détermine le plan d’action qui convient, notamment la présentation de recommandations au Conseil sur la meilleure façon de servir les membres du Collège royal.

Responsabilités et pouvoirs

Le Comité des affaires des Associés :

  • reçoit les rapports et les recommandations des sous-comités suivants, et y donne suite :
    • Comités consultatifs régionaux
    • Comité des prix et bourses
  • recommande au Conseil des politiques et des paramètres, nouveaux ou révisés en profondeur, pour le programme des prix et bourses;
  • traite les questions liées aux services aux membres et aux affiliés, y compris le statut et les catégories, et présente des recommandations au Conseil à ce sujet;
  • examine et approuve les politiques d’adhésion ou les modifications proposées à ces politiques, et recommande au besoin des changements au Conseil;
  • fournit des conseils sur les stratégies, les services et les programmes qui rehaussent la valeur du titre d’Associé du Collège royal;
  • examine des plans et formule des conseils, au besoin, en ce qui a trait aux divers moyens utilisés pour communiquer avec les Associés et les affiliés, y compris les publications et le site Web du Collège royal;
  • informe et conseille divers comités du Collège royal (p. ex., Comité de la santé et des politiques publiques et Comité de l’apprentissage et du développement professionnels) ou leur fournit de la rétroaction sur les programmes, les politiques ou d’autres questions propres aux membres ou ayant trait à ceux-ci, au besoin;
  • examine les candidatures au titre d’Associé honoraire et propose des candidats au Conseil, conformément aux lignes directrices visant le titre d’Associé honoraire;
  • révise périodiquement les lignes directrices visant le titre d’Associé et recommande des modifications au Conseil, au besoin;
  • fait rapport au Conseil sur les questions pertinentes pour les Associés.

Composition

Le Comité des affaires des Associés compte 18 membres votants, dont le président et :

  • les présidents des comités consultatifs régionaux (CCR) (5);
  • un membre indépendant de chaque région, des États-Unis et de l’extérieur de l’Amérique du Nord s’intéressant aux activités du Collège royal (7);
  • le président du Comité des prix et bourses;
  • un membre résident en médecine spécialisée de Médecins résidents du Canada (MRC);
  • un membre résident en médecine spécialisée de la Fédération des médecins résidents du Québec (FMRQ);
  • un membre étudiant en médecine de la Fédération d’étudiants en médecine du Canada (FEMC);
  • un membre étudiant en médecine de la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ).

Les deux résidents en médecine spécialisée doivent être des affiliés du Collège royal et être inscrits à un programme de résidence canadien; l’un d’eux est choisi par MRC et l’autre, par la FMRQ.

Quant aux deux étudiants en médecine, l’un est choisi par la FEMC et l’autre, par la FMEQ.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent posséder des connaissances et de l’expérience en ce qui concerne une foule de questions propres aux membres, comme l’évaluation des besoins, l’élaboration de politiques, les communications, le recrutement et la conservation des membres, de même que la promotion de la valeur.

Les membres du comité doivent avoir la capacité et la volonté de respecter les orientations stratégiques du Collège royal, ainsi que la volonté de participer efficacement aux réunions du comité.

Durée du mandat

Le mandat du président est habituellement de deux ans renouvelable une seule fois (maximum 4 ans). Comme le Comité des affaires des Associés est un comité permanent du Conseil, son président est nommé par le Conseil parmi les membres actuels de celui-ci (Statuts no 20, article 15.1.1).

La durée des fonctions des membres est de deux ans, renouvelable deux fois (maximum de 6 ans), sauf dans le cas des présidents de sous-comités du Comité des affaires des Associés, dont le mandat de deux ans est renouvelable une seule fois (maximum de 4 ans). Tous les mandats sont renouvelables pourvu que les membres n’excèdent pas au total 10 ans de service au sein du comité.

Les résidents et les étudiants en médecine nommés au comité sont désignés par leurs associations respectives et ont idéalement un mandat de deux ans.

Tous les mandats débutent et prennent fin à l'assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent.

Réunions

Le comité se réunit habituellement en personne, deux fois l’an, à Ottawa (Ontario). Des réunions virtuelles peuvent aussi être organisées en plus ou en remplacement des réunions en personne.

La présence de la majorité des membres votants du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le président est considéré comme un membre votant aux fins de la constitution du quorum. À titre de dirigeant du comité, le président ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, le président n'est invité à voter que lorsqu'un comité vote en privé. Chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question sera rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l'un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et tous les membres du comité sont tenus de respecter le Code de conduite des bénévoles. Aussi, les membres des comités doivent respecter la plus grande discrétion et ils ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Les membres peuvent télécharger une copie des documents du comité à condition de ne l’utiliser qu’à des fins liées aux activités du comité. Une fois les activités terminées, tous les documents téléchargés doivent être supprimés. Le Collège royal conserve des copies des documents du comité au cas où les membres souhaiteraient les consulter ultérieurement dans le cadre d’activités similaires.

Produits dérivés des activités d’un comité

Dans l'exercice de leurs fonctions au sein du comité, les membres peuvent produire des documents, du contenu ou d'autres produits pertinents, ou y contribuer. Ces produits ainsi que la propriété intellectuelle qui s'y rapporte seront la propriété du Collège royal. Le Collège royal est disposé à discuter d'autres modalités de propriété pour des projets particuliers. Toute autre mesure doit être confirmée par écrit par les collaborateurs du projet et le Collège royal.

Fiche du mandat

Résolution la plus récente : Résolution No 2020/2021-12
Résolution(s) précédente(s) : Résolution No 2018/2019-10
Approuvée par : Conseil
Date d’approbation : 3 juillet 2020
Parcours d’approbation : Comité de la gouvernance, Conseil
Date d’entrée en vigueur : 3 juillet 2020
Date de la prochaine révision : Printemps 2022
Bureau du Collège royal : BPMM
État de la version : Modifications mineures approuvées par le secrétaire général [juin 2021]