Mandat
Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques

Rôle

Le Comité des rapports financiers et de la surveillance des risques (CRFSR) est un comité permanent du Conseil. Il relève du Conseil par l’intermédiaire du Bureau du Conseil. Le CRFSR aide le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance dans les domaines de la gestion du risque d’entreprise (stratégique, opérationnel et externe), des rapports financiers, des processus de vérification annuelle et de respect des lois et de la réglementation. Il aide aussi le conseil d’administration de la Fondation du Collège royal à s’acquitter de ses responsabilités liées aux rapports financiers et à la surveillance des risques.

Le CRFSR aide également le Conseil à superviser les activités de Collège royal International Canada inc. (CRI), une filiale du Collège royal, conformément à la charte interorganisationnelle du Collège royal et de CRI.

Responsabilités et pouvoirs

Rapports financiers

  • Examiner les besoins financiers immédiats et à long terme du Collège royal et recommander l’approbation de budgets ou de politiques appropriés.
  • Recevoir des rapports financiers régulièrement et en temps opportun.
  • Examiner tout rapport de la direction accompagnant les états financiers publiés (dans la mesure où lesdits rapports traitent de la situation financière ou des résultats des activités) pour assurer la cohérence avec les éléments divulgués dans les états financiers eux-mêmes.
  • Examiner les résultats des vérifications externes et les modifications apportées aux politiques ou aux pratiques comptables ainsi que leurs répercussions sur les états financiers.
  • Examiner l’évolution des nouvelles normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif susceptibles d’avoir des répercussions sur le Collège royal, notamment les charges à payer, provisions ou estimations importantes ainsi que leurs répercussions sur les états financiers, de même que les autres points délicats comme la mesure et la divulgation des opérations entre apparentés
  • De concert avec la direction, les vérificateur·rices externes et les conseiller·ères juridiques, examiner les litiges, les réclamations ainsi que toute autre situation impondérable importante, dont les questions fiscales et l’adéquation des dispositions financières, susceptibles d’avoir des répercussions considérables sur la présentation des rapports financiers.
  • Recommander au Conseil la nomination de l’expert·e-comptable.
  • Rencontrer les vérificateur·rices du Collège royal pour passer en revue et aborder les opérations financières du Collège royal, toute modification dans les politiques ou les pratiques comptables et les répercussions de celles-ci sur les états financiers du Collège royal et sur le régime de retraite, et veiller à la mise en place de pratiques comptables et de mécanismes de contrôle acceptables.
  • Examiner les états financiers vérifiés du Collège royal et du régime de retraite des employé·es du Collège royal, et faire rapport au Conseil sur la vérification externe et le processus de préparation des états financiers.

Le Conseil conserve la responsabilité globale du régime de retraite, mais il a délégué au comité ses responsabilités de surveillance en ce qui a trait à ce régime. La gouvernance du régime de retraite reconnaît le double rôle d’employeur et de promoteur du régime du Collège royal ainsi que son rôle d’administrateur du régime de retraite conformément aux lois applicables. Un guide de gouvernance a été élaboré afin d’expliquer en quoi consiste la gouvernance du régime et de décrire toutes les politiques qui s’y appliquent.

Portefeuilles d’investissement

Avec le soutien de la direction et du Comité de surveillance des investissements :

  • Surveiller le rendement et la gestion des trois portefeuilles d’investissement, soit le portefeuille d’investissement du Collège royal, le portefeuille du régime de retraite et le portefeuille de la Fondation.
  • Examiner et surveiller le rendement et les résultats des fonds, de même que ceux des gestionnaires de placement.
  • Examiner, surveiller et recommander des politiques et mandats régissant les investissements.

Surveillance des risques

  • Surveiller la fonction de gestion des risques du Collège royal.
  • Assurer l’identification, la mesure, la surveillance et le contrôle des principaux risques du Collège royal et veiller à la mise en place des systèmes appropriés pour gérer ces risques.
  • Examiner et recommander, aux fins d’approbation par le Conseil, des politiques de gestion du risque établissant les niveaux appropriés d’approbation des décisions liées à la gestion du risque et d’autres mesures de vérification et d’équilibre utilisées pour gérer et réduire les risques.
  • Évaluer et contrôler les risques financiers et d’autres risques découlant de réclamations et de poursuites judiciaires, de la gestion de contrats et de la gestion du budget d’exploitation, entre autres.
  • Surveiller et examiner le profil de risque actuel du Collège royal, de même que son rendement par rapport aux paramètres d’intérêt à l’égard du risque, et veiller à la mise en œuvre et au respect de politiques, de procédures et de mesures de contrôle adéquates pour évaluer et gérer les principaux risques auxquels fait face le Collège royal.

Fondation du Collège royal

Le CRFSR assume pour la Fondation du Collège royal les mêmes responsabilités que ci-dessus. Les recommandations relatives à l’approbation des budgets, des politiques et des états financiers de la Fondation sont toutefois formulées à son conseil d’administration.

Surveillance de CRI

  • Recevoir de l’information au nom du Conseil
    • Rapports financiers trimestriels non vérifiés de CRI
    • États financiers annuels vérifiés et rapport de l’expert-comptable de CRI
    • Prévisions financières de CRI
    • Politiques propres à CRI
  • Surveiller
    • Conformité aux politiques financières de CRI
    • Risques de CRI ayant une incidence sur le Collège royal

Composition

Le CRFSR doit compter entre cinq et huit membres (article 14.1 des Statuts no 20).

Le ou la président·e du CRFSR est nommé·e par le Conseil parmi les membres actuel·les de celui‑ci (article 15.1.1 des Statuts no 20), et il ou elle siège au Bureau du Conseil. Cette personne ne doit pas être administrateur·rice ni employé·e du Collège royal ou d’un organisme affilié à celui-ci ni avoir été administrateur·rice au cours des trois années précédentes (article 14.1.2 des Statuts no 20).

Le comité sera composé d’Associé·es du Collège royal et de membres externes qui mettent à contribution des compétences et une expertise essentielles. Outre le ou la président·e, deux des membres du comité doivent faire partie du Conseil. Le ou la président·e du Comité des finances de CRI doit également siéger au CRFSR.

Le ou la directeur·rice général·e, le ou la président·e du Collège royal ainsi que le ou la président·e du Comité de gouvernance des données et de l’informatique sont membres d’office, sans toutefois détenir de droit de vote.

Compétences et qualités essentielles

Les membres du comité doivent posséder une connaissance générale du Collège royal et de ses filiales, un sens aigu des affaires, des connaissances d’ordre juridique et fiscal ainsi que des connaissances en matière de gestion de l’information et de solutions technologiques. Ces personnes doivent également savoir élaborer un budget, avoir des connaissances en comptabilité et en gestion du risque, et être capables de lire des états financiers préparés conformément aux normes comptables canadiennes relatives aux organismes sans but lucratif.

Les membres du comité doivent aussi comprendre les risques importants auxquels fait face le Collège royal, le cadre de gestion du risque d’entreprise du Collège royal, de même que les politiques, les procédures et les mesures de contrôle utilisées par la direction pour évaluer et gérer ces risques.

Les membres du comité doivent avoir la capacité et la volonté de respecter les orientations stratégiques du Collège royal, ainsi que la volonté de participer efficacement aux réunions du comité.

Durée du mandat

Le mandat du ou de la président·e est habituellement de deux ans et est renouvelable une seule fois (maximum de quatre ans).

Le mandat des membres est habituellement de deux ans et est renouvelable deux fois (maximum de six ans). Tous les mandats débutent et prennent fin à l’assemblée annuelle des membres, au moment où des postes se libèrent. La durée des mandats doit être échelonnée afin de maintenir la continuité de l’expertise et des connaissances.

Réunions

Le CRFSR se réunit tous les trimestres ou plus souvent s’il y a lieu. Les réunions ont lieu en mode virtuel, à moins d’avis contraire.

La présence de la majorité des membres votant·es du comité (50 % plus un) constitue le quorum. Le ou la président·e est considéré·e comme un·e membre votant·e aux fins de la constitution du quorum. Cependant, puisque cette personne dirige le comité, elle ne peut présenter ni appuyer de motions. De plus, elle n’est invitée à voter que lorsque le comité vote au scrutin secret. Chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la question est rejetée. Lorsque le comité doit prendre une décision hors du cadre d’une réunion par vote électronique, les mêmes règles s’appliquent.

La nomination à l’un des comités du Collège royal comporte des responsabilités considérables, et les membres du comité doivent respecter le Code de conduite des bénévoles. De plus, ces personnes doivent respecter la plus grande discrétion et ne doivent pas divulguer, reproduire ou publier des renseignements confidentiels sauf ceux autorisés par le Collège royal. Les membres peuvent télécharger une copie des documents du comité à condition de ne l’utiliser qu’à des fins liées à ses activités. Une fois les activités du comité terminées, tous les documents téléchargés doivent être supprimés. Le Collège royal conserve des copies des documents du comité au cas où les membres souhaiteraient les consulter ultérieurement dans le cadre d’activités similaires.

Produits dérivés des activités d’un comité

Dans l’exercice de leurs fonctions au sein du comité, les membres peuvent produire des documents, du contenu ou d’autres produits pertinents, ou y contribuer. Ces produits ainsi que la propriété intellectuelle qui s’y rapporte appartiennent au Collège royal. Le Collège royal est disposé à discuter d’autres modalités de propriété pour des projets particuliers. Toute autre mesure doit être confirmée par écrit par les collaborateur·rices du projet et le Collège royal.

Fiche du mandat

Résolution la plus récente : Résolution no 2023-2024-15
Résolution(s) précédente(s) : Résolution no 2021/2022‑09, Résolution no 2019/2020‑56, Résolution no 2018/2019‑10
Approuvée par : Conseil
Date d’approbation : 6 septembre 2023
Parcours d’approbation : CG, Conseil
Entrée en vigueur : 6 septembre 2023
Prochaine révision : Printemps 2025
Bureau du Collège royal : Bureau des services intégrés
État de la version : Approuvée