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Comité de domaine de compétence ciblée (DCC)

Renseignements, directives et procédures

Veuillez prendre note que le présent document ne s’applique qu’aux domaines de compétence ciblée pour lesquels il existe un comité de DCC distinct. Si le DCC est englobé dans un comité de spécialité primaire, veuillez consulter les Renseignements, directives et procédures à l’intention des sous-comités de DCC et les Renseignements, directives et procédures à l’intention des comités de spécialité.

Définition :

Le Collège royal établit un comité de DCC pour chaque diplôme de DCC qu’il reconnaît et qui n’est pas déjà englobé dans le comité de spécialité primaire. Les comités de DCC formulent des recommandations au Collège royal pour les questions liées au diplôme de DCC.

Structure du comité :

Le comité de DCC est composé de membres votants et de membres non votants (veuillez consulter le Mandat des comités de DCC).

MEMBRES VOTANTS :

On dénombre jusqu’à neuf membres votants : le président, le président désigné et/ou le viceprésident et cinq membres indépendants.

Les membres indépendants doivent représenter équitablement les cinq régions géographiques du Canada reconnues dans les Statuts (Statuts n° 20, article 11.1.2) et refléter les modèles de pratique du diplôme de DCC. Les régions reconnues par le Collège royal sont les suivantes :

  • Région 1 : Colombie-Britannique, Alberta, Yukon et Territoires du Nord-Ouest
  • Région 2 : Saskatchewan et Manitoba
  • Région 3 : Ontario et Nunavut
  • Région 4 : Québec
  • Région 5 : Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-etLabrador

Il peut y avoir des exceptions à la règle sur la représentation géographique si la discipline n’est pas pratiquée uniformément au Canada ou si le faible nombre de personnes qui la pratiquent fait en sorte qu’il est trop difficile de trouver des candidats pour agir comme membres votants dans certaines régions.

Le président désigné est nommé au cours du dernier mandat de deux ans du président pour être en mesure d’assumer ses responsabilités au terme de son mandat.

Le vice-président est choisi en fonction de son expertise dans la discipline et de sa connaissance des activités du comité de DCC. Une tâche supplémentaire est confiée au vice-président par rapport aux autres membres votants; il doit assumer les responsabilités du président lorsque ce dernier n’est pas en mesure de le faire (par exemple, lorsque le programme auquel il est affilié fait l’objet d’une visite, ou s’il est subitement incapable d’assister à une réunion).

Les membres votants doivent comprendre un représentant de chacune des voies d’accès et disciplines connexes.

Dans le cas des disciplines dotées de plusieurs volets, il est important de compter sur au moins un représentant de chaque volet. Il est préférable que les volets pertinents soient représentés par des membres indépendants.

Les comités sont encouragés à se doter d’un représentant du modèle de pratique de la discipline, dont un membre qui exerce dans un milieu communautaire ou universitaire.

Les membres votants peuvent occuper plus d’un poste au sein du comité, par exemple, le viceprésident peut également siéger en tant que membre indépendant, ou un membre indépendant peut siéger en tant que représentant d’un volet connexe.

MEMBRES NON VOTANTS :

Les membres non votants comprennent automatiquement le président de la voie d’accès ou du comité de spécialité connexe, s’il y a lieu. Les présidents ne sont pas tenus d’assister à chaque réunion, mais les communications régulières du comité (avis de convocation et procès-verbaux) leur seront envoyées afin de les tenir informés des activités du comité de DCC.

Les directeurs de programme de DCC des universités offrant ce diplôme de DCC précis sont automatiquement des membres non votants du comité. De plus, certains membres non votants peuvent être nommés afin d’élargir la représentation géographique et la portée de la consultation.

L’observateur de l’association nationale de spécialistes (ANS) occupe un poste clé de membre non votant au sein du comité de DCC. Celui-ci assure le maintien des liens et de la communication entre l’ANS et le comité de DCC, et l’apport d’une rétroaction significative de l’ANS concernant divers enjeux du comité. L’un des membres indépendants peut être nommé à titre d’observateur de l’ANS. Si ce rôle ne peut être assumé par un membre actuel du comité, un autre représentant de l’ANS est alors nommé à titre d’observateur sans droit de vote. Nous incitons fortement le président du comité à consulter l’ANS au moment de choisir un candidat pour ce poste.

Le comité peut inviter des représentants d’autres organisations connexes pour participer à ses activités et assurer une communication constante avec celles-ci. La participation des invités est limitée à deux par réunion ou par téléconférence ou conférence Web. Les invités ne sont pas au courant des discussions sur l’agrément ou sur l’examen des titres et n’ont pas le droit de vote au sujet des initiatives du comité.

Le comité de DCC ne peut pas compter de représentants des stagiaires.

EXCEPTIONS :

Le comité de DCC qui désire obtenir l’autorisation de déroger à la structure précitée doit faire parvenir une demande écrite au gestionnaire, Soutien des spécialités, de l’Unité des spécialités en en précisant les motifs.

Nominations au comité – membres votants :

MANDAT

Le Collège royal nomme le président, le président désigné, le vice-président et les membres du comité de DCC. Le mandat des membres du comité de DCC, qui commence le premier jour de juillet, est d’une durée de deux ans. La durée maximale du mandat d’un membre votant (y compris le président) est de trois périodes consécutives de deux ans au même poste (maximum de six ans). Ce mandat n’est pas automatiquement renouvelé. Environ six mois avant la fin du mandat, le comité doit examiner à l’avance sa liste de membres et proposer les changements jugés nécessaires. Pour assurer la participation de tous les Associés, il se peut que la durée du mandat soit limitée à une ou deux périodes de deux ans. Le Collège royal peut nommer un nouveau président, président désigné, vice-président ou membre d’un comité de DCC à tout moment.

ADMISSIBILITÉ :

Les membres votants doivent répondre aux exigences suivantes :

  • être des Associés en règle du Collège royal;
  • être titulaires d’un diplôme ou posséder une expertise clinique ou pédagogique propre au diplôme de DCC

Il va de soi que certains comités de DCC auront de la difficulté à respecter les critères de composition susmentionnés compte tenu du nombre limité de candidats admissibles (c.-à-d. Associés en règle du Collège royal). Dans ce cas, une certaine souplesse est accordée comme suit :

Les membres qui ne sont pas Associés peuvent occuper des fonctions de membres votants jusqu’à la mise en place d’un processus qui leur permettra d’obtenir un titre par l’intermédiaire de la Route d’évaluation par la pratique pour les domaines de compétence ciblée (REP-DCC). Les non-Associés ont jusqu’à un cycle de participation à titre de membre (deux ans) à compter de la date de début de la REP-DCC pour demander la reconnaissance dans un programme de DCC. Si un non-Associé choisit de ne pas suivre la REP-DCC dans la période de deux ans, il sera invité à quitter le comité de DCC.

Les directeurs de programme de DCC ne devraient pas être des membres votants, car ils sont responsables de leur institution, de leur programme et de leurs stagiaires. Ce lien direct pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu dans l’exécution des fonctions d’un membre votant du comité de DCC. Le nombre de disciplines de DCC peut cependant limiter la sélection des personnes qui peuvent participer aux activités du comité de DCC. Les directeurs de programme de DCC qui agissent aussi à titre de membres votants doivent déclarer tout conflit d’intérêts perçu ou potentiel, et le comité de DCC doit détenir un processus afin de gérer ces conflits.

MISES EN CANDIDATURE – PRÉSIDENT DÉSIGNÉ :

Le processus de nomination d’un nouveau président (président désigné) débute avant la fin du mandat du président en poste. On demande au président sortant de consulter les membres de son comité et, le cas échéant, de l’association nationale de spécialistes et du corps professoral, pour obtenir trois candidatures au poste de président désigné. Les membres des trois groupes doivent s’assurer que les candidats accepteront d’occuper le poste s’ils y sont nommés. Les candidatures sont compilées, révisées et ratifiées au printemps par le Collège royal. Une fois la nomination acceptée, la personne ainsi nommée assumera le rôle de président désigné au cours des deux dernières années du mandat du président en poste, pour que la continuité des activités soit assurée et donner suffisamment de temps au président désigné pour se renseigner sur son rôle et les affaires de son comité. Ce chevauchement sera raccourci au besoin si le mandat du président sortant prend fin plus tôt que prévu.

MISES EN CANDIDATURE – VICE-PRÉSIDENT ET MEMBRES :

Le vice-président peut être l’un des membres indépendants et doit bien connaître les activités du comité de DCC. Les candidatures proposées par le vice-président et les membres doivent faire l’objet de délibérations avec le comité, le président désigné (le cas échéant), l’association nationale de spécialistes et le corps professoral compétent, s’il y a lieu. L’intérêt des candidats doit être confirmé avant que leur nom soit soumis au Bureau de l’éducation spécialisée. La liste des membres sera acheminée au président désigné (le cas échéant) pour examen et approbation.

PROCESSUS DE NOMINATION :

Le Collège royal approuve toutes les nominations des comités de DCC, et l’Unité des spécialités met en œuvre la procédure. Il convient d’échelonner les nominations afin d’assurer la continuité des activités du comité de DCC.

Les invitations en vue de devenir vice-président et membre votant du comité de DCC sont envoyées aux candidats, ainsi que des copies de celles-ci au président actuel, au nouveau président, à l’association nationale de spécialistes et, le cas échéant, au corps professoral.

Le Collège royal peut nommer un nouveau président, président désigné, vice-président ou membre d’un comité de DCC à tout moment.

Nominations au comité – membres non votants :

Certains comités peuvent compter des membres non votants supplémentaires afin de mieux représenter une région, un volet ou une discipline connexe.

MANDAT :

Les membres non votants nommés ont le même mandat de deux ans renouvelable deux fois (maximum six ans) que les membres votants.

PROCESSUS DE NOMINATION :

Ces membres sont choisis et nommés de la même manière que les membres votants.

Membre en raison d’une autre nomination :

MANDAT :

Certains membres non votants restent membres du comité de DCC pendant la durée de leur affectation au poste qu’ils représentent, par exemple, les présidents du comité de la spécialité connexe et les directeurs de programme de DCC. Pour veiller à la participation de l’ensemble des Associés, les affectations peuvent être limitées à un ou deux mandats.

Comme les membres non votants représentant d’autres organisations (ANS ou corps professoral) ne sont pas nommés par le Collège royal, leur mandat peut différer du mandat habituel de deux ans ou du mandat maximal de six ans.

PROCESSUS DE NOMINATION :

Les membres non votants représentant l’ANS, un corps professoral ou toute autre organisation sont normalement choisis par le groupe qu’ils représentent et sur consultation du président du comité de DCC.

Tous les directeurs de programme de DCC sont automatiquement des membres non votants du comité de DCC. Les directeurs de programme de DCC sont nommés par les universités. Dès que le Collège royal est informé de la nomination par l’unité du décanat officielle au sein de la faculté de médecine désignée responsable de la supervision des programmes de DCC, le candidat est intégré au comité. Il reçoit alors automatiquement une trousse d’information du Bureau de l’éducation spécialisée.

Mode de fonctionnement :

Les délibérations du comité de DCC s’effectuent par correspondance, en personne, et par réunion virtuelle. Les lignes directrices suivantes permettront à l’Unité des spécialités de mieux aider les comités :

CORRESPONDANCE :

La plupart des questions sur lesquelles un comité de DCC intervient sont traitées par correspondance entre les membres votants. Le président du comité de DCC s’assure que les membres non votants sont tenus informés, et qu’on leur demande leur opinion au besoin.

RÉUNIONS DU COMITÉ :

Les comités de DCC sont invités à se réunir une fois l’an au Collège royal.

Le comité entier, avec ses membres votants et non votants, doit se réunir au moins une fois par an. Il incombe au président de consulter le personnel de l’Unité des spécialités et les membres du comité pour déterminer la date de la réunion. Le président doit confirmer la date d’une réunion au moins trois mois à l’avance, afin que l’Unité des spécialités et les membres disposent du temps nécessaire pour s’organiser.

Le remboursement des dépenses liées à la participation aux réunions du comité de DCC est régi par la Politique sur le remboursement des dépenses des membres du comité de DCC. Conformément à la résolution no 90-091 du Conseil selon laquelle « les dépenses des représentants d’organisations externes qui participent à des activités du Collège royal sont assumées par l’organisation représentée », le Collège royal ne rembourse pas les dépenses des membres non votants, toutes catégories confondues, qui participent aux réunions du comité de DCC (pour obtenir des renseignements supplémentaires, consultez la Politique sur le remboursement des dépenses).

CONFÉRENCES WEB ET TÉLÉCONFERENCES :

Entre les réunions, le président peut aussi convoquer l’ensemble du comité de DCC à une conférence Web ou téléconférence sur des sujets particuliers. Le président doit confirmer tout entretien virtuel en acheminant un préavis d’au moins quatre semaines pour donner suffisamment de temps à l’Unité des spécialités et aux membres du comité de prendre les dispositions nécessaires.

Soutien aux comités de DCC :

PRÉPARATION ET DISTRIBUTION DE L’ORDRE DU JOUR :

L’Unité des spécialités aide le président à préparer l’ordre du jour en le conseillant sur des questions d’importance générale qui nécessitent des observations du comité de DCC, et en l’informant des discussions, décisions et directives récentes des comités du Collège royal. Au moins quatre semaines avant la réunion, le président fait parvenir les points à l’ordre du jour à l’Unité des spécialités pour lui donner le temps de finaliser et distribuer l’ordre du jour et ses annexes aux membres.

PARTICIPATION DES EMPLOYÉS DU COLLÈGE ROYAL AUX RÉUNIONS DES COMITÉS DE DE DCC :

Au cours de l’atelier de mise en œuvre et des séances, conférences Web ou téléconférences annuelles subséquentes, un ou plusieurs membres du personnel du Bureau de l’éducation spécialisée peuvent présenter du contexte, un avis d’expert et des conseils sur les directives et procédures du Collège royal. Tout est mis en œuvre pour offrir un soutien en personne ou par téléphone quand un comité se réunit à l’extérieur du Collège royal.

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION :

Les membres du personnel de l’Unité des spécialités prépareront le procès-verbal des réunions ordinaires des comités de DCC. Lorsque cela est possible, ils peuvent aussi enregistrer les autres séances du comité ou des sous-comités ou en préparer les procès-verbaux. Dans l’éventualité où les membres du personnel ne peuvent être présents, cette tâche sera assumée par le président ou confiée à un membre du comité.

Tous les procès-verbaux des réunions des comités de spécialité sont examinés par le Comité des spécialités et doivent refléter clairement les délibérations et décisions des comités.

L’Unité des spécialités distribue le procès-verbal, accompagné des annexes et documents d’information utiles, aux membres (votants ou non votants) des comités, aux membres du Comité des spécialités, ainsi qu’au président de l’association nationale de spécialistes et à son siège social. L’objectif est que l’Unité des spécialités finalise le procès-verbal dans les deux mois suivant la réunion.

CORRESPONDANCE ET ENVOIS ENTRE LES RÉUNIONS :

À la demande du président, l’Unité des spécialités enverra des lettres, des rapports ou d’autres documents aux membres du comité de DCC, par courrier ou courriel et, le cas échéant, recevra et rassemblera les réponses des membres du comité de DCC pour les transmettre au président.