Renseignements, directives et procédures
Définition :
Le Collège royal crée un comité de spécialité pour chaque discipline qu’il reconnaît à titre de spécialité ou de surspécialité par voie d’examen. Ces comités conseillent le Collège royal sur des questions liées à la spécialité ou à la surspécialité. Certains comités de spécialité peuvent également englober un domaine de compétence ciblée (DCC) et comptent donc plus de membres pour assurer une représentation appropriée.
Structure du comité :
Le comité de spécialité est composé de membres votants et non votants (prière de consulter le Mandat des comités de spécialité et la Structure de base).
MEMBRES VOTANTS :
Le nombre de membres votants est limité à neuf, dont le président, le président désigné et/ou le ou les vice-présidents et un membre choisi pour représenter équitablement chacune des cinq régions géographiques du Canada, comme il est spécifié dans les Statuts (Statuts n° 20, article 11.1.2). Les régions reconnues par le Collège royal sont :
- Région 1 : Colombie-Britannique, Alberta, Yukon et Territoires du Nord-Ouest
- Région 2 : Saskatchewan et Manitoba
- Région 3 : Ontario et Nunavut
- Région 4 : Québec
- Région 5 : Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-etLabrador
Le président désigné est nommé au cours du dernier mandat de deux ans du président pour être prêt à accepter ses responsabilités au terme de son mandat. Le vice-président est choisi en raison de son expertise dans la discipline et de son expérience dans les affaires du comité de spécialité. Le président désigné et/ou le vice-président a une responsabilité supplémentaire à celle des autres membres votants, car il doit assumer les responsabilités du président dans le cas où celui-ci est forcé de se désister (par exemple, si le programme auquel il est affilié reçoit la visite d’agrément ou s’il est subitement incapable d’assister à une réunion).
Si un comité de spécialité change de président à la phase des ateliers ou de la rédaction des documents de La compétence par conception (CPC), le comité peut créer un poste de président sortant. Le président sortant peut continuer de siéger au comité pendant deux ans afin d’assurer la poursuite des travaux de la CPC.
Dans le cas des spécialités comprenant un volet apparenté (par exemple, volet pédiatrique), le viceprésident doit représenter le volet contraire à celui du président (c.-à-d. vice-président en pédiatrie si le président fait partie du volet adulte). Si ce n’est pas possible, un deuxième vice-président sera nommé pour représenter le volet apparenté.
Les comités sont encouragés à inclure un représentant de la collectivité parmi les membres votants. De préférence, l’un des représentants régionaux devrait être également le représentant de la communauté pour la discipline.
Les membres votants sont autorisés à détenir plus d’un poste au comité. Par exemple, le viceprésident peut être aussi un représentant régional, ou un représentant régional peut être également le représentant de la communauté.
MEMBRES NON VOTANTS :
Les membres non votants comprennent le président du jury d’examen français et anglais et les présidents de la spécialité primaire (pour les surspécialités), d’une surspécialité (pour les spécialités primaires) ou de disciplines connexes.
Les membres non votants doivent également comprendre des directeurs de programme de résidence des universités qui offrent le programme de résidence de la spécialité, y compris ceux de programmes d’autres pays agréés par le Collège royal.
Par ailleurs, d’autres membres non votants peuvent être nommés pour élargir la représentation géographique, en tant que représentants supplémentaires de programmes connexes, ou comme une ressource pour l’élargissement des consultations.
Si le comité de spécialité englobe aussi un DCC (diplôme), les membres non votants comprendront un représentant qui possède une expertise clinique et éducative spécifique correspondant du DCC (diplôme). Pour plus d’informations, veuillez consulter le Mandat des sous-comités des DCC.
L’observateur de l’association nationale de spécialistes (ANS) a un poste de membre non votant essentiel au comité de spécialité. Le but de ce rôle consiste à assurer le maintien du contact et de la communication entre l’association et le comité de spécialité, et à veiller à ce que l’ANS fournisse une contribution significative aux divers dossiers du comité. Un des représentants régionaux peut être nommé observateur ANS. Si ce rôle ne peut être assumé par un membre actuel, un autre représentant de l’association sera nommé en qualité d’observateur non votant. Il est fortement recommandé au président du comité de consulter les ANS pour désigner une personne pouvant remplir ce rôle.
Le comité peut requérir la présence de représentants d’autres groupes pour participer à des travaux du comité et assurer le maintien de la communication. Ces membres deviendraient automatiquement membres non votant du comité de spécialité. Ils sont généralement choisis par le groupe qu’ils représentent, et après consultation avec le président du comité de spécialité.
Le comité de spécialité ne peut pas comprendre de représentants des résidents.
EXCEPTIONS :
Si un comité de spécialité veut faire exception à la composition de son effectif décrite ci-dessus, il doit présenter une demande détaillée par écrit au gestionnaire, Soutien aux spécialités, de l’Unité des spécialités.
Nominations au comité – membres votants :
MANDATS :
Les présidents, vice-présidents et les membres d’un comité de spécialité sont nommés par le Collège royal. Les comités de spécialité ont un mandat de deux ans qui commence le premier jour de juillet. Tout membre votant nommé à un comité de spécialité peut servir un maximum de trois mandats (pour un total de six ans). Les mandats ne sont pas renouvelés automatiquement. Environ six mois avant la fin de chaque période de nomination, les comités seront invités à regarder leur composition et à proposer les modifications qu’ils jugeront nécessaires. Pour assurer la participation de l’ensemble des Associés, il se peut que les affectations soient limitées à un ou deux mandats. Le Collège royal peut en tout temps nommer un nouveau président, président désigné, vice-président ou membre d’un comité de spécialité.
ADMISSIBILITÉ :
Toutes les personnes nommées doivent :
- être un Associé en règle
- posséder la certification et l’expertise clinique et éducative propre aux besoins spécifiques de la spécialité/surspécialité.
Les directeurs de programmes de résidence ont une responsabilité directe envers leur institution, leur programme et leurs stagiaires susceptible de créer un conflit réel, potentiel ou apparent avec l’exercice des responsabilités d’un membre votant du comité de spécialité. Par conséquent, pour éviter tout conflit réel ou perçu, les directeurs de programme ne peuvent pas être des membres votants.
NOMINATION – PRÉSIDENT :
Le processus de nomination d’un nouveau président (président désigné) va commencer au cours du dernier mandat du président actuel. Le président sortant sera invité à consulter son comité pour obtenir trois nominations pour le président désigné. Les candidatures seront également sollicitées auprès de l’association nationale de spécialistes et du corps professoral, le cas échéant. Les trois groupes doivent s’assurer que les candidats accepteront le poste. Les candidatures sont compilées, révisées et ratifiées au printemps par le Collège royal. Une fois la nomination acceptée, la personne ainsi nommée assumera le rôle de président désigné au cours des deux dernières années du mandat du président en poste, pour que la continuité des activités soit assurée et pour donner suffisamment de temps au président désigné pour se renseigner sur son rôle et les affaires de son comité. Idéalement, le président désigné exercera un mandat de deux ans qui concordera avec le mandat final du président sortant. Ce chevauchement sera raccourci au besoin si le mandat du président sortant prend fin plus tôt que prévu.
NOMINATIONS – VICE-PRÉSIDENT ET MEMBRES :
Les candidatures des vice-présidents et des membres doivent être débattues avec le comité, le président désigné, l’association nationale de spécialistes et le corps professoral concerné (s’il y a lieu), et l’intérêt des candidats doit être confirmé avant que leur nom soit soumis au Bureau de l’éducation spécialisée. Une liste des membres sera envoyée au président désigné pour examen et approbation.
PROCÉDURE DE MISE EN CANDIDATURE :
Le Collège royal approuve toutes les nominations aux comités de spécialité, et l’Unité des spécialités opérationnalise la procédure. Les nominations devraient être suffisamment décalées pour assurer la continuité des travaux du comité de spécialité.
Les invitations à devenir vice-président et membre votant du comité de spécialité sont envoyées au candidat, et des copies sont transmises au président actuel, au président désigné, à l’association nationale de spécialistes et, le cas échéant, au corps professoral.
Le Collège royal peut nommer un nouveau président, vice-président ou membre d’un comité de spécialité à tout moment.
Nominations au comité – membres non votants :
Le comité peut compter davantage de membres non votants afin d’élargir sa représentation géographique, ou sa représentation de programmes ou de disciplines connexes.
DURÉE DU MANDAT :
Les membres non votants sont nommés au comité pour un mandat de deux ans renouvelable deux fois (maximum de six ans) comme les membres votants.
PROCESSUS DE NOMINATION :
Le processus de sélection et de nomination de ces membres est le même que celui des membres votants.
Membre en raison d’une autre nomination :
DURÉE DU MANDAT :
Certains membres non votants restent membres du comité de spécialité pour la durée de leur mandat dans le poste qu’ils représentent, par exemple, présidents des comités de spécialité connexes, présidents de jury d’examen, et directeurs de programme. Afin d’assurer la participation de tous les Associés, les affectations peuvent être limitées à un ou deux mandats.
Puisque les membres non votants représentant d’autres groupes (association nationale de spécialistes ou corps professoral) ne sont pas nommés par le Collège royal, leur mandat ne correspond pas obligatoirement au mandat de deux ans, ou au maximum de six ans.
PROCESSUS DE NOMINATION :
Les membres non votants représentant les jurys français et anglais d’examen sont nommés par le Collège royal, conformément à la recommandation du président du comité de spécialité. Il incombe au Centre d’évaluation McLaughlin (Unité d’administration des examens) de gérer le processus administratif des nominations.
Les directeurs de programme sont nommés par les universités et dès que le Collège royal en est informé par le doyen des études postdoctorales, la personne est intégrée au comité de spécialité. Le Bureau de l’éducation spécialisée envoie automatiquement une trousse d’information aux nouveaux directeurs de programme, y compris ceux de programmes d’autres pays agréés par le Collège royal.
Si le comité de spécialité englobe aussi un DCC, les membres non-votants comprendront une personne pour représenter ce DCC. Le président actuel (et le président désigné, le cas échéant) sont consultés sur cette nomination. Les membres actuels du comité, ainsi que l’association nationale de spécialistes et, le cas échéant, le corps professoral, peuvent être consultés. Les candidats doivent être des Associés en règle et doivent accepter leur nomination.
Mode de fonctionnement :
Les délibérations du comité de spécialité s’effectuent par correspondance, réunions, conférence web et téléconférence. Les lignes directrices suivantes permettront à l’Unité des spécialités de mieux aider les comités :
CORRESPONDANCE :
La plupart des questions au sujet desquelles un comité de spécialité intervient sont traitées par correspondance entre les membres votants. Le président du comité de spécialité s’assure que les membres non votants sont tenus informés et que l’on demande leur opinion à propos des sujets en cours.
RÉUNIONS DU COMITÉ :
Une réunion du comité plénier – membres votants et non votants – a lieu au moins une fois l’an. Il incombe au président du comité de spécialité de consulter le personnel de l’Unité des spécialités et ses membres pour déterminer la date des réunions. Le président confirme la tenue d’une réunion au moins 3 mois à l’avance, afin que l’Unité des spécialités puisse disposer du temps nécessaire pour l’organiser.
Le remboursement des frais de participation aux réunions des comités de spécialité se fait selon la politique des comités de spécialité sur le remboursement des frais de déplacement. Conformément à la Résolution du Conseil 90-091 qui précise que « les dépenses des représentants d’organisations externes qui participent à des activités du Collège royal sont assumées par l’organisation représentée », le Collège royal ne rembourse pas les dépenses des membres non votants qui participent à des réunions du comité de spécialité (pour plus d’information, veuillez consulter la Politique sur le remboursement des dépenses).
TÉLÉCONFÉRENCES/CONFÉRENCES WEB :
Entre les réunions, le président du comité de spécialité peut convoquer une téléconférence ou conférence web sur des sujets particuliers. Le président doit confirmer tout entretien virtuel en acheminant un préavis d’au moins quatre semaines pour donner suffisamment de temps à l’Unité des spécialités et aux membres du comité de prendre les dispositions nécessaires.
Soutien aux comités de spécialité :
PRÉPARATION ET DISTRIBUTION DE L’ORDRE DU JOUR :
L’Unité des spécialités aide le président à préparer l’ordre du jour en le conseillant sur des questions d’importance générale qui nécessitent des observations du comité de spécialité, et en l’informant des discussions, décisions et directives récentes des comités du Collège royal. Au moins quatre semaines avant la réunion, le président fait parvenir les points à l’ordre du jour à l’Unité des spécialités afin de finaliser et distribuer l’ordre du jour et ses annexes aux membres.
PARTICIPATION DES EMPLOYÉS DU COLLÈGE ROYAL AUX RÉUNIONS DES COMITÉS DE SPÉCIALITÉ :
Lorsque la réunion du comité de spécialité a lieu au Collège royal, un ou plusieurs membres du personnel du Bureau de l’éducation spécialisée peuvent y assister pour présenter du contexte, un avis d’expert et des conseils sur les directives et procédures du Collège royal. Tout est mis en œuvre pour offrir un soutien en personne ou par téléphone quand un comité se réunit à l’extérieur du Collège royal.
PROCÈS-VERBAL DES RÉUNIONS :
Les membres du personnel de l’Unité des spécialités prépareront le procès-verbal des réunions ordinaires des comités de spécialité. Lorsque cela est possible, ils peuvent aussi enregistrer les autres séances du comité ou des sous-comités ou en préparer les procès-verbaux. Dans l’éventualité où les membres du personnel ne peuvent être présents, cette tâche sera assumée par le président ou confiée à un membre du comité. Tous les procès-verbaux des réunions des comités de spécialité sont examinés par le Comité des spécialités et doivent refléter clairement les délibérations et décisions des comités. L’Unité des spécialités distribue le procès-verbal, accompagné des annexes et documents d’information utiles, aux membres (votants ou non votants) des comités, aux membres du Comité des spécialités, ainsi qu’au président de l’association nationale de spécialistes et à son siège social. L’objectif est que l’Unité des spécialités finalise le procès-verbal dans les deux mois suivant la réunion.
CORRESPONDANCE ET ENVOIS ENTRE LES RÉUNIONS :
L’Unité des spécialités, à la demande du président, expédie par la poste ou par courriel, des lettres, rapports et autres documents aux membres du comité de spécialité; au besoin, elle reçoit et rassemble les réponses des membres du comité avant de les transmettre au président.