Code de conduite des bénévoles

1. Objectif

   Les bénévoles font partie intégrante de la réussite du Collège royal, qui peut toujours compter sur leur disponibilité, leur expertise, leur savoir-agir et leur enthousiasme pour réaliser son mandat. Le présent code définit les attentes relatives au comportement et au rendement des bénévoles du Collège royal. Il repose sur le principe fondamental suivant : chacun est personnellement responsable de se conduire de façon professionnelle, en fonction des valeurs et des normes professionnelles auxquelles adhère le Collège royal.

2. Application

   Les bénévoles du Collège royal sont tenus de reconnaître qu’ils ont lu et compris le code, et qu’ils s’engagent à le respecter, tout comme la démarche à adopter en cas de préoccupation ou de plainte.

   Il est entendu que le code s’applique aux personnes suivantes :

   • membres du Conseil, incluant tous les comités et groupes de travail;
   • membres de tous les comités de spécialité;
   • membres de tous les comités d’examen;
   • membres des équipes des visites d’agrément des programmes de résidence canadiens;
   • membres des groupes de travail, projets, programmes, comités consultatifs et autres comités du genre créés par la direction;
   • directeurs et membres des comités d’une filiale.

   En se conformant au code, les bénévoles démontrent la culture éthique du Collège royal aux Associés, au grand public et aux autres intervenants, ainsi que leur engagement à adopter un comportement professionnel fondé sur des principes.

   Le code vient s’ajouter aux politiques du Collège royal; il ne remplace pas les politiques en vigueur. Cependant, en cas de divergence entre les conditions du code et les politiques, le présent document prévaudra.

3. Normes de conduite

   Les présentes normes de conduite visent à renforcer le bon jugement de chacun. La liste suivante n’est pas exhaustive, mais elle présente les situations les plus courantes, où des renseignements supplémentaires pourraient s’avérer nécessaires pour préciser les attentes ou orienter les comportements. Si vous avez des questions au sujet de ces normes, nous vous encourageons à communiquer avec le président, le directeur général ou un directeur du Collège royal.

   Confidentialité : Dans le cadre des fonctions qu’ils exercent au nom du Collège royal, les bénévoles pourraient avoir accès à des renseignements confidentiels et exclusifs qui doivent être protégés. L’utilisation ou la divulgation non autorisée de renseignements confidentiels peut nuire au Collège royal ainsi qu’à ses employés, bénévoles, Associés, affiliés, candidats et autres personnes ayant un lien avec le Collège royal.

   Conflit d’intérêts : Bon nombre de bénévoles du Collège royal endossent plusieurs rôles; il n’est donc pas toujours possible d’éviter les conflits. Les conflits d’intérêts, réels ou perçus, sont donc une réalité intrinsèque à l’environnement de travail du Collège royal. Par conséquent, la saine gestion des conflits revêt beaucoup d’importance pour le Collège royal.

   Pour assurer une gestion appropriée des conflits réels ou perçus, on demande aux bénévoles de divulguer les relations, contacts, transactions ou activités, réels ou proposés, qui créent ou semblent créer, un conflit entre leurs intérêts personnels, professionnels ou privés et leurs responsabilités envers le Collège royal. Ainsi, tout conflit d’intérêts doit être divulgué lorsqu’on accepte un rôle de bénévole et avant qu’on entreprenne une activité bénévole, comme au début des réunions de comités.

   Divertissement, cadeaux et avantages : Les activités du Collège royal doivent être exemptes de toute ingérence ou perception de traitement de faveur demandé, reçu ou offert sous forme de cadeaux, de faveurs, de divertissement, de services ou d’autres gratifications. L’acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage est autorisée si la valeur est minime et cela se produit rarement, cela est conforme aux règles de la courtoisie ou du protocole, cela se produit lors d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles du bénévole visé et cela ne compromet ou ne semble pas compromettre l’intégrité du bénévole concerné ou du Collège royal .

   Protection des renseignements personnels : Les bénévoles doivent respecter le fait que les dossiers renfermant des renseignements personnels ne peuvent être consultés qu’en cas de nécessité absolue, ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de la personne concernée et ne peuvent être partagés que si l’on en a reçu l’autorisation.

   Communications officielles et non officielles : Seuls les porte-parole autorisés peuvent répondre aux demandes des médias au nom du Collège royal. Les bénévoles sollicités par les médias au sujet des activités du Collège royal sont invités à transmettre ces demandes au directeur général ou au directeur/gestionnaire responsable des communications.

   Nous encourageons les bénévoles à faire connaître le Collège royal. Lorsqu’ils doivent communiquer de manière officielle et non officielle concernant des sujets directement liés au Collège royal ou à la nature de leurs fonctions au sein du Collège royal (notamment au moyen de réseaux sociaux tels que des blogues, Twitter et Facebook), les bénévoles doivent tout mettre en œuvre pour protéger l’intégrité et la réputation du Collège royal. Ainsi, ils doivent :

   • partager de l’information d’intérêt public et d’autres renseignements non jugés confidentiels pour favoriser les échanges sur les initiatives du Collège royal;
   • dissocier leurs opinions personnelles et leurs autres opinions professionnelles de leur rôle de bénévole du Collège royal;
   • veiller à ne pas associer le Collège royal à une activité ou une initiative sans avoir obtenu son autorisation;
   • respecter les collègues et les membres du personnel en évitant tout commentaire désobligeant.

   Milieu de travail respectueux : Les bénévoles ont un rôle à jouer pour aider le Collège royal à offrir un milieu de travail sain, sécuritaire, respectueux et inclusif. Les menaces, les actes de violence, la discrimination et le harcèlement, par ou contre des bénévoles, ne sont pas tolérés au Collège royal.

   Accès et utilisation acceptable des systèmes : Les bénévoles pourraient avoir accès à divers systèmes du Collège royal, comme les services Internet offerts durant les réunions de comités. L’accès aux services Internet durant les activités du Collège royal doit se limiter aux sites qui sont pertinents et qui appuient les bénévoles dans leurs fonctions et leurs responsabilités professionnelles. Les bénévoles doivent respecter les droits d’auteur lorsqu’ils consultent des systèmes ou des ressources, et consulter un responsable des bénévoles en cas de doute.

   Dossiers internes et fraude : Les dossiers du Collège royal assurent le bon déroulement de ses activités et le respect de ses obligations réglementaires et législatives. Chaque bénévole est responsable de veiller à l’exactitude des dossiers du Collège royal dont il a la responsabilité. Bien que des erreurs légitimes puissent survenir, la fausse représentation ou la falsification intentionnelles des dossiers du Collège royal seront considérées comme un manquement au présent code.

   Les activités frauduleuses contreviennent à la loi et constituent un risque pour les ressources et la réputation du Collège royal (p. ex., soumettre un rapport de dépenses et des factures falsifiés). La politique et les lignes directrices du Collège royal sur le remboursement des frais de déplacement des bénévoles précisent les dépenses admissibles et les documents requis pour le remboursement des frais de voyage. Les bénévoles sont tenus d’en respecter les conditions.

4. Signalement des préoccupations et des plaintes

   Les bénévoles sont tenus de signaler tout manquement réel ou perçu au présent code à un responsable des bénévoles. Les cas de mauvaise conduite signalés ou soupçonnés seront examinés conformément à la démarche en cas de préoccupation ou de plainte relative au Code de conduite des bénévoles (voir l’annexe A).

5. Rôles et responsabilités

   Le Comité de la gouvernance examinera régulièrement la portée globale du code et recommandera l’approbation des révisions au Conseil. Le Conseil approuvera le code et les modifications qui y sont apportées.

   Le Bureau du Conseil surveillera la mise en œuvre du code, il sera informé des décisions prises par le comité des pratiques des bénévoles et il assumera, au besoin, des responsabilités liées au processus d’appel, tel que précisé à l’annexe A.

   Le comité des pratiques des bénévoles assumera au besoin des responsabilités d’enquête, tel que précisé à l’annexe A, et déterminera les mesures à prendre lorsqu’un bénévole enfreint les principes et les normes du code, conformément à l’annexe A. Le responsable de l’éthique :

   • veillera à la mise en œuvre du code au sein du Collège royal;
   • fournira au directeur général des renseignements concernant les manquements au code et la nécessité de faire appel au comité des pratiques des bénévoles;
   • veillera au bon déroulement de la démarche à adopter en cas de plainte, conformément à l’annexe A, et administrera les documents relatifs aux enquêtes.

6. Définitions

   Le responsable de l’éthique est le conseiller juridique du Collège royal, qui veille au respect du présent code, notamment la mise en œuvre impartiale et objective de la démarche à adopter en cas de plainte.

   Le bénévole est un Associé ou toute autre personne qui, à la demande du Collège royal, offre volontairement son temps, son expertise, son opinion, son point de vue et du contenu dans le cadre des activités du Collège royal. Sauf dans les cas exceptionnels , le Collège royal ne verse aucune rémunération ou allocation aux bénévoles.

   Le responsable des bénévoles est un bénévole ou un employé qui occupe un poste de direction (p. ex., président, directeur général, membres du Conseil, présidents et vice-présidents de comités/sous-comités, ou un directeur du Collège royal).

   Le comité des pratiques des bénévoles est un groupe de trois membres convoqué par le responsable de l’éthique pour enquêter au sujet d’une plainte qui ne peut être réglée au moyen d’une démarche souple, confidentielle et fondée sur les intérêts, ou jugée trop grave pour être soumise au processus de résolution de conflits.

7. Coordonnées

   Pour obtenir des renseignements ou des précisions au sujet du code de conduite ou des politiques connexes, veuillez communiquer avec la personne suivante : responsable de l’éthique : conseiller juridique du Collège royal, 613-730-2571.






8. Annexes — Annexe A

   Démarche en cas de préoccupation ou de plainte relative au Code de conduite des bénévoles

   La démarche suivante a été établie pour assurer un processus juste et rigoureux en cas de préoccupations et de plaintes relatives à la conduite professionnelle et au comportement des bénévoles du Collège royal. La confidentialité des noms des personnes en cause sera maintenue tout au long du processus. Les plaignants et les personnes visées auront le droit d’être informés, dans des limites raisonnables, de la plainte, des résultats de l’enquête et des développements généraux tout au long du processus.

   Le directeur général sera informé du déroulement du processus pour toutes les plaintes, selon les limites raisonnables de la confidentialité. Les documents liés à l’enquête découlant d’une plainte seront gérés par le responsable de l’éthique.

   Processus relatif aux plaintes

   1. Les plaintes relatives à la conduite d’un ou de plusieurs bénévoles, comme un manquement au présent code, doivent être portées à l’attention d’un responsable des bénévoles ou, lorsque la plainte est formulée par un employé, à un directeur du personnel. Une fois informé de la plainte relative à la conduite d’un ou de plusieurs bénévoles, le responsable des bénévoles ou le directeur du personnel (selon le cas) en informera le responsable de l’éthique.
   2. Si le responsable de l’éthique détermine, selon son jugement professionnel, que la plainte représente un manquement potentiel au code, il en informera la personne visée et, le cas échéant, il tentera de remédier à la situation en amorçant le processus de résolution approprié. (Délai : jusqu’à deux semaines)
   3. Si la situation ne peut être résolue au moyen du processus de résolution, ou si la plainte est jugée trop grave pour être soumise au processus de résolution de conflits, le responsable de l’éthique convoquera le comité des pratiques des bénévoles. (Délai : jusqu’à deux semaines)
   4. La plainte sera examinée par le comité des pratiques des bénévoles, composé de trois membres issus du Comité de la gouvernance, du Comité de l’éthique et du Comité des directeurs exécutifs. Si la personne visée par la plainte a l’impression qu’un des membres du comité des pratiques des bénévoles n’est pas apte à remédier à la plainte, elle peut demander un changement à la composition du comité. Le comité des pratiques des bénévoles peut notamment :
      • examiner les documents pertinents, comme les soumissions du plaignant et de la personne visée par la plainte;
      • consulter un conseiller juridique ou un conseiller externe, le cas échéant;
      • recueillir les commentaires du plaignant ou du répondant;
      • demander à la personne visée par la plainte de rencontrer le comité des pratiques des bénévoles;
      • s’entretenir avec les témoins;
      • confier l’enquête, en tout ou en partie, à un enquêteur externe. (Délai : jusqu’à huit semaines)
   5. Lorsque le comité des pratiques des bénévoles a terminé son enquête, il prendra l’une des mesures suivantes :
      • rejet de la plainte, en tout ou en partie;
      • réprimande verbale ou écrite;
      • retrait des fonctions du bénévole;
      • toute autre mesure qui, selon le comité des pratiques des bénévoles, permettra de remédier à la situation de manière juste et raisonnable.

      En dépit de ce qui précède, le comité des pratiques des bénévoles n’est pas autorisé à suspendre ou congédier un membre du Conseil ou un membre du conseil d’administration d’une filiale.

   6. Le comité des pratiques des bénévoles informera le Bureau du Conseil de ses constatations et de sa décision, selon les limites raisonnables de la confidentialité. Le comité des pratiques des bénévoles rédigera les motifs de sa décision, puis il en informera le plaignant et la personne visée par la plainte. Toutes les décisions du comité des pratiques des bénévoles seront définitives, sauf si elles sont portées en appel au Bureau du Conseil ou au Conseil, tel qu’il est énoncé dans les présentes. (Délai : jusqu’à deux semaines)

   Processus d’appel

   1. Les personnes visées par une sanction du comité des pratiques des bénévoles ou les plaignants peuvent, par l’entremise du responsable de l’éthique, porter la décision du comité en appel. La personne à l’origine de l’appel peut choisir de présenter sa demande au Bureau du Conseil ou au Conseil.
   2. Sur réception d’un avis d’appel, le président du Bureau du Conseil ou du Conseil doit nommer trois de ses membres pour former le comité d’appel. Ces derniers nommeront entre eux un président. (Délai : de 8 à 12 semaines)
   3. Après avoir examiné l’avis d’appel et tout autre document soumis par l’appelant, le comité d’appel peut décider :
      • de rejeter l’appel et maintenir la décision du comité des pratiques des bénévoles;
      • d’accueillir l’appel, en tout ou en partie, et écarter ou modifier des mesures/sanctions imposées par le comité des pratiques des bénévoles;
      • de renvoyer la question au comité des pratiques des bénévoles, avec ou sans directives.

      Le comité d’appel doit rédiger les motifs justifiant sa décision, et sa décision est définitive.

Révision de politique

Résolution :	No 2016/17-09; C:06/16/2016
Approbation :	Conseil
Date :	16 juin 2016
Date de révision :	Hiver 2019
Bureau du Collège royal :	Bureau de la pratique professionnelle et des services aux membres
Version :	Révision non substantielle proposée, 2019

ⁱ Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Annexe B : Exigences auxquelles doivent satisfaire les fonctionnaires pour prévenir et gérer des situations de conflit d'intérêts et d'après-mandat. Accès au site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=25178 (6 juin 2016)

ⁱⁱ Les membres des équipes des visites d’agrément des programmes de résidence canadiens peuvent recevoir une indemnité quotidienne pour la production du rapport. Les « bénévoles » de CRI sont considérés comme des entrepreneurs et peuvent être rémunérés pour leurs services.