Zii - Foire aux questions (FAQ)

Qu’est-ce que Zii?

Zii est l’outil de réservation en ligne de Voyages Encore. Il offre une expérience libre-service similaire à celle d’autres outils, comme Expedia ou Kayak. La principale différence est que Zii est configuré de façon à refléter la Politique sur les voyages d’affaires, les rabais, les préférences et les avantages du Collège royal. L’outil regroupe toutes les ressources de voyage nécessaires dans un seul portail. La plateforme Zii est liée au site de Voyages Encore, le voyagiste officiel du Collège royal et prestataire de services qui assure que nos obligations de diligence raisonnable envers les membres et les employés du Collège sont satisfaites.

Est-ce que Zii, c’est la même chose que Voyages Encore?

Oui. Zii est un produit de Voyages Encore. La plateforme vous permet de faire vous-même les réservations pour vos voyages d’affaires sans devoir communiquer avec un agent de Voyages Encore. La plateforme Zii est alimentée par une technologie de pointe. Ce guichet unique pour vos besoins en matière de voyages d’affaires est très simple à utiliser. Vous pourrez consulter vos itinéraires et vos factures, voir les voyages à venir et ceux déjà effectués, créer et mettre à jour un profil de voyage et faire vous-même vos réservations.

Comment accéder à l’outil de réservation Zii?

Allez sur le site royalcollege.ziitravel.com (vous pouvez basculer au français en un simple clic). Zii est accessible en tout temps, en tout lieu, à partir de tout appareil. Il vous suffit d’une connexion Internet!

Dois-je m’inscrire sur Zii avant de pouvoir faire des réservations pour un voyage d’affaires?

Oui. Nous invitons d’abord tous les collaborateurs (bénévoles) et employés qui prévoient voyager au cours des prochains mois au nom du Collège royal à s’inscrire sur Zii pour y créer un profil. Cette étape est obligatoire avant de pouvoir faire des réservations en ligne, par courriel ou par téléphone.

Comment puis-je m’inscrire sur Zii et créer mon profil?

La réservation de services de voyage du Collège royal se fait au moyen d’un compte Zii. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en créer un en moins de deux minutes.

Pour vous inscrire sur la plateforme Zii, vous devez :

créer votre compte Zii en vous connectant au moyen de votre numéro d’identification ou de votre adresse courriel du Collège royal et en créant votre profil;
ajouter le mode de paiement à utiliser pour réserver une chambre d’hôtel et/ou une voiture de location. À noter que ces dépenses sont remboursées par le Collège royal sur présentation du Formulaire de remboursement des frais de déplacement des bénévoles (ce lien permet de télécharger un fichier PDF).

Remarque : Les billets d’avion et de train sont portés à la carte de crédit du Collège royal et donc réglés directement par ce dernier.

Que sera-t-il fait pour assurer que les données de ma carte de crédit et mes renseignements personnels sont sécurisés?

Il vous faut une carte de crédit pour compléter le processus de création d’un profil Zii et réserver des chambres d’hôtel et des voitures de location. Au Collège royal, notre équipe de cybersécurité et le Comité de gouvernance en sécurité, confidentialité, documentation et informations (SPRING) ont examiné attentivement la mise en œuvre de Zii. Voyages Encore se doit également de respecter certains processus de protection des renseignements personnels et effectue régulièrement des tests de pénétration pour s’assurer que Zii est un outil sûr. Consultez la politique de confidentialité de Zii pour en savoir plus.

Si je ne voyage que rarement pour le travail au Collège royal, puis-je reporter mon inscription jusqu’à ce qu’un tel voyage soit nécessaire?

Oui. N’oubliez pas cependant qu’un profil Zii est maintenant obligatoire pour effectuer vos réservations en ligne, par courriel ou par téléphone. Pour des raisons de sécurité, les agents de Voyages Encore ne peuvent pas faire de réservations au nom d’une personne sans profil Zii.

Quelle formation sera offerte?

Regardez la vidéo de formation du Collège royal. L’application Zii comporte un grand nombre de tutoriels et de FAQ pour vous guider.

Quels renseignements dois-je fournir sur Zii pour effectuer mes réservations?

Lorsque vous créez votre compte Zii, nous vous recommandons d’entrer vos préférences et vos numéros de programmes de fidélisation des transporteurs aériens et groupes d’hôtellerie, s’il y a lieu. Vous devrez aussi inscrire un numéro de carte de crédit pour vos réservations d’hôtel et les locations de voiture. Les données relatives au paiement et les renseignements personnels sont essentiels pour confirmer la réservation.

En tant qu’utilisateur, que puis-je gérer sur mon profil Zii?

Vous pouvez, notamment :

gérer votre profil;
demander une autorisation pour gérer le voyage d’autres utilisateurs (si vous êtes un organisateur de voyages);
comparer les diverses options de voyage;
faire les réservations nécessaires pour un voyage;
voir les voyages à venir;
récupérer votre itinéraire.

Pourquoi devrais-je utiliser Zii plutôt que d’envoyer un courriel ou appeler un agent de Voyages Encore si j’ai un voyage d’affaires à organiser?

Zii est une option qui vous procure de l’indépendance lorsque votre horaire chargé limite votre capacité à communiquer avec un agent. Pour les voyageurs individuels, Zii comporte de nombreux avantages, y compris :

plus de facilité pour consulter les options de voyage, étant donné que seuls les trajets admissibles seront affichés dans leur profil;
plus d’indépendance pour organiser un voyage d’affaires, sans devoir communiquer avec un agent à répétition;
possibilité de faire ses réservations en tout temps (24 h/7 j) et de partout, dans la mesure où une connexion Internet est disponible.

Il sera tout de même possible de communiquer avec un agent de Voyages Encore si vous préférez faire vos réservations par courriel ou téléphone.

Quand devrais-je utiliser Zii pour faire des réservations pour un voyage d’affaires?

Nous vous encourageons à utiliser Zii lorsque vous prévoyez voyager au pays (Canada seulement) au nom du Collège royal. Zii vous permet de réserver vos billets d’avion et de train, votre chambre d’hôtel et votre voiture de location. Seuls les tarifs et les classes autorisés par la Politique sur les voyages d’affaires du Collège royal seront affichés dans votre compte Zii.

Puis-je utiliser Zii si je dois faire un voyage d’affaires à l’étranger?

Non. Actuellement, Zii n’est offert que pour les voyages d’affaires au Canada. Compte tenu de la complexité des voyages à l’étranger, les voyageurs internationaux doivent toujours passer par des agents de Voyages Encore. Vous pouvez communiquer avec Voyages Encore par courriel à l’adresse Royalcollege.vip@encore.ca ou par téléphone au 613-528-1716.

J’ai ouvert une session dans Zii, mais ça ne fonctionne pas. Que dois-je faire?

Assurez-vous d’utiliser la bonne URL royalcollege.ziitravel.com.
Assurez-vous d’avoir créé votre profil au préalable. Reportez-vous à la question ci-haut : « Comment puis-je m’inscrire sur Zii et créer mon profil? » Le bouton « Réserver un voyage » restera grisé jusqu’à ce que votre profil ait été complété correctement. Zii vous indiquera également ce qui manque pour compléter cette étape.
Si vous êtes un contributeur (bénévole), n’oubliez pas que votre nom d’utilisateur est votre numéro d’identification du Collège royal.
Si vous recevez un message indiquant que l’administrateur des voyages doit approuver votre accès, envoyez un courriel à l’adresse travel@collegeroyal.ca.
Si vous ne pouvez toujours pas accéder à Zii, envoyez un courriel à l’adresse customersuccess@encore.ca.

Est-ce que quelqu’un d’autre peut se servir de Zii pour faire des réservations en mon nom?

L’accès au portail est réservé aux employés, Associés et membres du Collège royal. Actuellement, la plateforme ne prend pas en charge les organisateurs externes.

Si j’ai un problème avec Zii, avec qui dois-je communiquer?

Vous pouvez clavarder avec le personnel de Voyages Encore en charge de Zii par l’entremise de l’application. Vous pouvez aussi envoyer un courriel à l’adresse customersuccess@encore.ca.

Qui administre les voyages Zii au Collège royal? Quand dois-je communiquer avec cette personne?

C’est l’équipe des voyages d’affaires du Collège royal qui administre les réservations effectuées avec Zii. L’équipe des voyages relève quant à elle du Bureau de la collaboration internationale. Vous pouvez joindre l’équipe par courriel à l’adresse travel@collegeroyal.ca si vous recevez un message indiquant qu’une action de l’administrateur des voyages est requise, avez de la difficulté à vous connecter à Zii ou avez des questions au sujet du programme de voyages du Collège royal.

Si vous avez des questions sur l’utilisation de l’outil ou avez besoin d’aide pour une réservation, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de Zii. Il suffit d’utiliser l’icône de clavardage en bas à droite de l’écran Zii ou de passer par « Soutien » dans l’outil Zii, sous le menu Zii qui se trouve sur le côté gauche.

Puis-je évaluer les diverses options de voyage d’affaires dans Zii avant de réserver?

Bien sûr. Vous pouvez comparer les options avant de réserver. Vous pouvez aussi sauvegarder vos recherches et y revenir plus tard. Vos options de vol et d’hôtel ne seront cependant pas réservées et vous devrez peut-être recommencer les recherches. Seuls les tarifs et les classes autorisés par la Politique sur les voyages d’affaires du Collège royal seront affichés dans votre compte Zii.

Puis-je modifier mes réservations par la suite?

Pas par l’entremise de Zii. Vous aurez besoin de l’aide d’un agent. Vous pouvez communiquer avec Voyages Encore par courriel à l’adresse Royalcollege.vip@encore.ca ou par téléphone au 1-855-236-3665.